El estudio, que se centra en la gestión de reuniones simples, señala que el 52% de las empresas reserva sus reuniones fuera de los canales de reuniones ‘administrados’ y el 70% no sigue un proceso de licitación obligatorio para reservar reuniones sencillas. En cuanto a los lugares elegidos, el 77% busca hoteles o lugares exclusivamente a través de canales de consumidores. Cuando las empresas tienen una solución, el 72% de los planificadores prefieren usarla para planificar y reservar reuniones sencillas.
Sl usar canales de consumidores o seguir políticas informales es difícil usar tarifas grupales negociadas
Asimismo, el 52% de las empresas afirma no tener una tecnología de RFP-e para este tipo de reuniones y, además, no tiene planes para adquirir una. "Esta investigación nos muestra con datos algo que la industria sospecha desde hace tiempo", comenta Jessica Collison, directora de investigación de GBTA. "Las reuniones simples representan importantes gastos dentro de las empresas, sin embargo, son administradas de manera muy flexible, lo que puede suponer un coste para las empresas en lo que se refiere al resultado final, la satisfacción de las reuniones y el cumplimiento del deber", resalta Collison.
GBTA destaca que al usar canales de consumidores o seguir políticas informales para la gestión de las reuniones simples, es difícil usar tarifas grupales negociadas, hacer comparaciones homogéneas, verificar la seguridad de los lugares y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. Además, señala que el uso de canales de consumidores también elimina la posibilidad de obtener tarifas más bajas u otras comodidades que podrían obtenerse con el volumen de reservas de hoteles de una empresa.
Mejorar la gestión de las reuniones simples
"Los planificadores de reuniones anticipan un crecimiento de casi 4% en el próximo año, por lo que la dura realidad que revela esta encuesta pone de relieve
la urgencia que deben tener las empresas cuando se trata de mejorar la gestión de reuniones simples", afirma
Abbie Michaelson, vicepresidente de reuniones y grupos de HRS.
Entre las prioridades de los encuestados a la hora de reservar y administrar reuniones simples están
encontrar el lugar correcto (73%),
maximizar el presupuesto y conseguir ahorro (64%)
y el cumplimiento de la política de la empresa (40%) como los factores más importantes."Para una categoría que representa millones en gastos corporativos cada año, las reuniones simples generalmente se escapan del nivel de control que se otorga a otros gastos", concluye
Bernie Schraer, vicepresidente senior de
MPI.
