El director general de American Express Global Business Travel España, Luis Dupuy de Lôme, ha señalado que «el viajero de negocios tiene una visión cada vez más clara de sus necesidades cuando viaja, siendo la seguridad una de las más importantes. Y su sensación de seguridad aumenta cuando es consciente de que el travel manager conoce sus pasos en todo momento para apoyarlo y protegerlo ante una situación inesperada. Esto contribuye a reforzar la confianza, a potenciar la productividad del empleado y, en definitiva, a generar un ambiente propicio que revierta en equipos más motivados y comprometidos«.
La investigación, bajo el título ‘Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller’, y concebido como el tercer estudio de la serie ‘Meet the Modern Business Traveller’, ha mostrado que más de un tercio de los travel managers participantes (37%) están viendo cómo en sus compañías está aumentando de forma progresiva la preocupación por aquellas cuestiones relacionadas con la seguridad. Por su parte, un 35% de los participantes manifiesta que esta preocupación se ha mantenido estable.
Sin embargo, y a pesar de que la seguridad esté cada vez más presente entre las preocupaciones de las compañías, gran parte de estas empresas aún no han puesto en marcha los mecanismos necesarios para hacer frente de forma rápida y efectiva a esta prioridad. De hecho, más de un cuarto de los travel managers (27%) no cuentan con un plan de emergencia detallado a seis meses vista para hacer frente a posibles situaciones críticas en destino. La ausencia de estos planes puede estar conectada con el hecho de que gran parte de las reuniones y encuentros son rara vez planificadas con suficiente antelación. Solamente un 14% de los las compañías afirman que convocan a sus stakeholders clave a reuniones planificadas una vez o más de una vez al mes.
«Muchas compañías actúan de forma reactiva ante una crisis, en lugar de optar por la proactividad»
El director ejecutivo de ACTE, Greeley Koch, ha afirmado que «el status quo para muchas compañías se basa en actuar de forma reactiva ante una crisis, en lugar de optar por la proactividad y adelantarse a posibles situaciones de emergencia. Pero este modo de actuar puede poner en peligro al viajero y, en última instancia, una actuación reactiva no sienta las bases para establecer procedimientos y protocolos de cara al futuro. Contar con una planificación proactiva es una necesidad en un contexto global de amenaza creciente«.
Además, la creciente preocupación por la seguridad tiene aún que calar y extenderse a la política de viajes de las organizaciones. Una encuesta realizada en el marco de este estudio en septiembre de 2016 revelaba que más de la mitad de los travel managers (54%) han ajustado su política de viajes para adaptarse a las nuevas necesidades del viajero relacionadas con la seguridad. Datos más recientes, sin embargo, dejan en evidencia esta tendencia: a día de hoy un 58% de los travel managers no han llevado a cabo ningún cambio en su política de viajes en los primeros seis meses del año (2017) como respuesta a una creciente preocupación por la seguridad.
El papel del gestor de viajes
A pesar del bajo ritmo en el que suceden los cambios en cuanto a políticas corporativas se refiere, muchos travel managers han comenzado ya a actuar, introduciendo o enriqueciendo diferentes medidas dirigidas a aliviar la necesidad de seguridad por parte de los viajeros. La gran mayoría de los participantes en el estudio (83%) hacen uso de tecnología para la localización de viajeros, mientras que un 79% comparten información sobre seguridad de forma proactiva con el viajero. Otras herramientas adicionales usadas por gran parte de los gestores de viajes incluyen formación sobre seguridad, tecnología para el registro en caso de emergencia, servicios de seguridad procedentes de su TMC (Travel Management Company) y planes de acción detallados para situaciones de emergencia.
Por otro lado, según los datos extraídos del estudio, existen tres áreas sobre las que les gustaría incidir a gran parte de los travel managers: a casi la mitad (45%) les gustaría contar con más apoyo por parte de su agencia de viajes; un 40% querrían ofrecer más formación en materia de seguridad a sus viajeros; y un 38% quiere implementar tecnología de registro (check-in technology) en situaciones de emergencia. No obstante, los participantes señalan que el coste derivado de un mayor apoyo por parte de la agencia de viajes y de la implementación de sistemas de registro en situaciones de emergencia se convierte en un freno. Además, admiten que la falta de conocimiento sobre los productos y servicios disponibles en materia de seguridad también influye en la lenta implantación de medidas dirigidas a garantizar la seguridad. En este sentido, el travel manager debería permanecer en diálogo constante con la agencia de viajes para afrontar estos retos.
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