Un estudio realizado por la GBTA Foundation, la sección de investigación de la Global Business Travel Association, en colaboración con HRS, ha detectado que las empresas pagan a nivel mundial un 14% más por las tarifas de alojamiento respecto a lo pactado con las cadenas hoteleras o establecimientos independientes.
Por esta razón, el estudio refleja la importancia de realizar auditorías para encontrar discrepancias entre lo pactado y lo pagado. Los gestores de viajes invierten mucho tiempo y recursos en la negociación de tarifas de habitaciones y servicios con los hoteles. «Estos esfuerzos habrán merecido la pena si las tarifas negociadas y los servicios están a disposición del viajero«, afirma el director ejecutivo de HRS, Tobias Ragge. Así, «los resultados del análisis demuestran que las auditorías de tarifas son más importantes de lo que muchas empresas podrían pensar hoy en día», añade.
El estudio, que ha analizado más de 500.000 tarifas corporativas de clientes corporativos multinacionales, se centra en la precisión de las tarifas hoteleras y la frecuencia con la que los travel managers realizan auditorías de tarifas. Según los datos analizados, el 17% de los contratos con hoteles contenía algún error. Asimismo, la investigación revela que el 86 % de los travel managers verifican la información de su contrato de hotel negociado, incluidas sus tarifas, los servicios y el resto de características negociadas, una vez que las han cargado en el sistema y para comprobar su exactitud.
Además, uno de cada siete travel managers no lleva a cabo este tipo de auditorías. Los motivos de la falta de control son, según el 42%, la falta de recursos internos; para el 16%, la ausencia de un presupuesto para subcontratar la tarea; y para el 18 % la realización de dichas auditorías no supone una reducción en la tarifa, por lo que no forma parte de sus prioridades.
Discrepancias en las tarifas
Uno de cada seis contratos de hoteles auditados contiene discrepancias, en su mayor parte en la tarifa, seguido de la categoría de habitación, amenities y política de cancelación. El estudio revela que el 25% de las tarifas son erróneas. Esta desviación demuestra que hay mucho que hacer en los programas que manejan los travel managers ya que las compañías pagan un 14% más que lo que habían negociado. Por regiones, el estudio indica que las discrepancias en LATAM se sitúan en el 18%, en Estados Unidos y APAC se alcanza el 14% y en EMEA pagan más del 11% de lo negociado.
También se pone de manifiesto que la forma de realizar las auditorías varía significativamente en función del gestor de viajes: un 52% audita las tarifas de forma interna y manual; otros subcontratan la tarea a sus TMC (38%), a su proveedor de soluciones hoteleras (15%) o a otro consultor externo (11%). Asimismo, el 36% espera que sus viajeros informen cuando una tarifa es incorrecta; y el 16% confía en que el hotel informe al travel manager cuando ocurre una discrepancia.
Rate Protector de HRS
El portal de reservas HRS ha desarrollado una nueva solución, Rate Protector, una herramienta que realiza auditorías de las tarifas y los servicios automáticamente, y ayuda así a reducir gastos tanto a gestores de viajes como a los hoteles. Si la herramienta detecta incoherencias entre las tarifas introducidas y los parámetros negociados, se activará el proceso de corrección y se informará al hotel para que compruebe la tarifa. Las tarifas erróneas no se muestran a los viajeros que realizan reservas.
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