El director de Incentivos y Eventos del Grupo Pacífico, Josep Llobet, desvela en esta entrevista los elementos determinantes para garantizar el éxito de un acto corporativo, como por ejemplo, el contratar a una empresa especializada por su profesionalidad, experiencia y know how, la importancia de hacer una buena comunicación del evento, el uso de las tecnologías disponibles en la actualidad y, lo más importante, que la empresa organizadora y su cliente sean colaboradores en la búsqueda de un objetivo común, que no es otro que el éxito del evento.
La mejor garantía de éxito en la organización de una convención es que lo organice una empresa profesional y especializada. ¿Qué tareas son las principales que pueden asumir estas empresas y que le ahorran tiempo y quebraderos de cabeza al cliente?
Lo que una empresa como Grupo Pacífico puede aportar a la organización de un evento es el conocimiento global de toda su estructura, formado por un equipo humano sénior y experto. Con un solo interlocutor aunamos la logística, la comunicación y la tecnología, lo que transmite confianza a nuestros clientes.
La profesionalidad, personalización y especialización es un valor que se debe tener muy en cuenta en un Sector cada día más globalizado. Ofrecemos confianza y transparencia, no somos solo unos intermediarios entre ellos y los proveedores finales. Somos sus partners para conseguir que el proyecto sea un éxito en su totalidad.
¿Y qué problemas o errores pueden ahorrar al cliente en la organización?
En base a una reunión inicial de briefing, les ayudamos a coordinar toda la gestión, la elección del destino de inicio, enfocar el objetivo final en base a sus necesidades reales, a rentabilizar la conferencia y a conseguir superar las expectativas que tenían creadas.
Aún así, seguro que el cliente también puede contribuir al éxito con algunas acciones que, por ejemplo, apoyen la difusión del mismo. ¿Puede poner algún ejemplo de acciones antes del acto, durante y después del mismo?
Es básico conocer por ambas partes el objetivo de la reunión
Si hilamos esta pregunta a la anterior, es básico conocer por ambas partes el objetivo de la reunión en sí. En base a ello se puede crear un hilo conductor para el acto que ayude a la difusión del mismo tanto internamente como de cara al exterior. Desde el save the date hasta el post-acto se pueden crear acciones vía plataformas y entorno 2.0, con el objetivo de conseguir la difusión prevista en las redes. Un buen community manager es muy importante para la correcta difusión del mismo.
Y en cuanto a la coordinación con la empresa contratada para gestionar el encuentro, ¿pueden dar a las empresas e instituciones que están planeando organizar el suyo algún consejo basado en su larga experiencia?
Es muy importante que cuando elijan un compañero de viaje para la organización tengan confianza plena en su experiencia y profesionalidad.
¿El trabajo de la empresa contratada finaliza una vez concluido o debe haber un acompañamiento posterior?
Una vez finalizado, siempre se hace una reunión de feedback para valorar si se han cumplido los objetivos marcados y la medición del mismo, así como establecer la línea a seguir en la próxima convención. El final de uno es el inicio del próximo.
La adaptación a las necesidades de cada cliente es una de las claves del éxito de un acto profesional. ¿Cuál es la estrategia para amoldarse a esas necesidades concretas?
Nuestra estrategia única es que los objetivos de nuestro cliente sean los nuestros, nos convertimos en sus colaboradores.
