La presentación en Madrid corrió a cargo de Ander Bilbao y Andrés Virto, CEO de Sörensen y director de Madison Agency, respectivamente, y ambos miembros de la Comisión de Comunicación Externa de AEVEA. También participaron en una mesa de debate moderada por Nekane García Bouzo, Digital Creative Strategist and Project manager en Globomedia; Rafael Grande, Head of Global Customer Engagement en Almirall y presidente de la EMA (Event Managers Association); y Martín Martínez Rupérez, profesor de AERCE (Profesionales de Compras) en el módulo de dirección de compras y colaborador de L’Oréal en las categorías de Eventos, MICE y Marketing.
Todos coincidieron en indicar la importancia de poner un formato común en el mercado de eventos para que en los 'concursos' los clientes puedan comparar los proyectos bajo los mismos conceptos. También recordaron que es necesario que los clientes no solo valoren el precio, ya que en los eventos hay factores más importantes que eso, ya los eventos buscan un objetivo.
Andrés Virto resaltó que "las agencias tienen que tener unidad para transmitir lo que hacemos y lo que somos y para trasladarlo e ir aplicando este modelo de presupuesto que hemos trabajado e intentar ir cambiando las cosas hacia la transparencia". Por su parte, Ander Bilbao afirmó que "hay que llegar a un consenso de buenas prácticas donde las tres patas (event managers, profesionales de compras y agencias) estén en una posición cómoda y digna que mejore sus trabajos". Por último, Rafael Grande cree que "hay que incidir en educar, reunirse y hablar mucho. Ordenar la relación marketing y compras, mejorar los briefings y engagement no solo con el cliente sino con los cocreadores del evento y facilitadores del mismo".
Presentación en Barcelona
Ander Bilbao, CEO de Sörensen y miembro de la Comisión de Comunicación Externa de AEVEA, también presentó el modelo de presupuesto de la asociación en Barcelona. Al igual que en Madrid, tras la presentacióna cabo una mesa con la participación de Silvia Lozano, Project Leader en Ayming y ex Compras Europeas Estratégicas en Danone y miembro de AERCE (Asociación de Profesionales de Compras); Anna Poch, directora de Eventos Corporativos de Banco Sabadell y miembro de la EMA (Event Managers Association); y Mila Valcárcel, socia directora de Método Hélmer y vicepresidenta de AEVEA.
Mila Valcárcel destacó el hecho de "que estemos abordando este tema de presupuesto proviene de que se han hecho muchas veces las cosas de forma poco profesional y los eventos han evolucionado muchísimo de 15 años a esta parte, con muchos más actores en juego y mayor complicación, lo que requiere analizar las múltiples partidas que los conforman". Silvia Lozano cree "fundamental abrir el contenido del evento para hacerlo comparable y entendible. Hay que tener en cuenta los timings para que la transparencia ocurra. La clave está en ponderar el valor de cada partida antes de llegar al precio". También afirmó que "las agencias hacéis una labor de integración que tiene su valor y creo que hay que cuantificarla económicamente más que cobrar una comisión".
Se terminó la sesión informando sobre la definición de un grupo de trabajo entre AERCE, la EMA y AEVEA para trabajar en trazar un camino común, comenzando por un decálogo de buenas prácticas en la compra de eventos para llegar a elaborar un Libro blanco de compra de eventos.
