El Foro ReuniónLab ha reunido a los líderes de la prescripción y organización de reuniones
Los travel managers destacan la importancia del proceso de compra de un evento para una empresa, desde el análisis de las necesidades hasta la gestión del gasto, pasando por la elaboración del presupuesto, propuesta de tarifas, análisis y decisión de propuestas, viajes de prospección, las reservas y la propia organización, la seguridad y sistemas de pago.
Los OPC destacan la relevancia que tienen los proveedores: «Más que proveedores, para nosotros son colaboradores, ya que cuando somos prescriptores y llevamos en nuestra oferta a determinados proveedores, ya forman parte de nuestro equipo». Es tal la importancia que otorga esta Federación al conjunto de empresas que forman parte del Sector MICE, que en este colectivo estatal, que integran 75 empresas OPC, cuenta con más de 150 colaboradores.
Los agentes de viajes destacan «el papel fundamental que realizan los agentes en el Sector, adaptándose constantemente a las necesidades del mercado», ya que las minoristas llevan desde 2009 viviendo en un modelo de ahorro, eficiencia y optimización; y es un modelo que ha funcionado». Ahora, «las empresas clientes nos siguen exigiendo y apretando, lo que obliga a las agencias a hacer las cosas mejor y evolucionar». Sin olvidar que hay que poner el foco del viaje en el viajero, «que ha sido el gran olvidado en este proceso», ya que «es muy importante tener en cuenta los tiempos del viajero profesional y su comodidad, porque está trabajando, y esto influye en las cuentas de resultados».
Las agencias especializadas en viajes corporativos afirman que los viajes de negocios mueven en España unos 14.000 millones de euros, y es un sector «que pesa mucho en una empresa, pues suele ser el segundo o tercer gasto más importante para una compañía». Y por cada euro invertido en un evento «se generan de cuatro a seis euros, y de cada euro invertido en viajes de negocios se generan 10», según datos de GEBTA.
Las agencias de eventos consideran cada evento como «algo irrepetible». Por ello, destacan que «hay que trabajar con las emociones de los participantes» y, al tiempo de materializar los mensajes que quieren transmitir las empresas en sus eventos, hay que hacerlo de una manera creativa, donde tanto la personalización del evento como la trasmisión de emociones, sean los protagonistas».
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