La carpa del Gran Teatro Príncipe Pío en Madrid ha sido el escenario elegido para la primera edición de AEVEA&CO, un encuentro organizado por la asociación Agencias de Eventos Españolas Asociadas (Aevea) el pasado mes de junio en la que más de 400 profesionales han repasado la problemática, los retos y las vías de progreso para la industria española de los eventos.
AEVEA&CO ha representado la primera materialización real de la voluntad de las agencias de eventos españolas de unir esfuerzos para luchar por objetivos comunes, como la protección de sus creatividades, la reivindicación de normativas comunes en todo el territorio y la toma de conciencia general del gran valor que los eventos de todo tipo aportan a la dinamización económica, social y cultural de territorios y países.
El presidente de Aevea, Dario Regattieri, ha señalado que "hace un año, cuando creamos Aevea, muchos de nosotros ni siquiera nos conocíamos personalmente. Competíamos, como lo seguiremos haciendo, por ganar concursos y clientes, pero vivíamos de espaldas unos a otros. Ahora estamos todos aquí juntos porque más allá de la competencia tenemos intereses comunes y queremos establecer las reglas de juego de nuestra industria".
Las Administraciones y el Sector
La primera mesa de debate de la jornada ha tratado sobre ‘Promocionar una ciudad: el evento como herramienta’, donde los distintos ponentes han estado de acuerdo en señalar que la organización de eventos aporta mucho a una ciudad: contribuye a desestacionalizar el turismo, trae a ella por primera vez a visitantes profesionales que luego regresarán como particulares, y supone un escaparate de exposición nacional e internacional que puede llegar a tener un importante alcance.
Los eventos generan múltiples beneficios para un destino
También han destacado los empleos directos e indirectos que generan los eventos y sus industrias auxiliares: personal de audiovisuales, organización, diseño, carpintería, transportes, hostelería, alojamientos…; la tendencia de involucración de los ciudadanos en los eventos, y la necesidad también de difundir los beneficios de todo tipo que suponen para la vida urbana.
Otro punto esencial es, en este ámbito, la facilitación y simplificación de trámites en las Administraciones públicas, la creación de ‘ventanillas únicas’ donde las agencias de eventos encuentren interlocutores especializados que centralicen los múltiples permisos y trámites necesarios para la celebración de eventos. Para su organización es necesario que las agencias y las Administraciones tengan una relación fluida, y lo más especializada posible. También los funcionarios municipales, agentes de movilidad, cuerpos de seguridad, protección civil y otros son parte activa en el éxito de organización de un evento, y cuanto más se profundice en su formación y especialización, mejor.
Radiografía de la Industria
En la segunda mesa de la jornada se ha debatido sobre ‘La Industria de los Eventos hoy: radiografía’, sobre el reconocimiento, posicionamiento, problemática y claves para su mejora. La relación entre empresas y agencias, la importancia del protocolo en la organización de eventos y el rol fundamental de los eventos en la transmisión de mensajes de marca han sido los puntos más notables de esta mesa.
Los ponentes de esta mesa han subrayado que los eventos son momentos únicos, presenciales, de contacto físico, por lo que constituyen un género comunicativo igualmente único, en el que la emoción juega un rol crucial. En esta era hiperdigitalizada y virtualizada, los eventos son un soplo de aire fresco para las personas, que viven en ellos momentos y experiencias que otras vías de comunicación son incapaces de transmitir.
Últimas ponencias
La sesión de tarde de AEVEA&CO ha incluido una demostración de ‘Cómo generar emociones a través del asombro intelectual’ y después se han sucedido tres charlas de formato TED sobre otras tantas tendencias en la industria de los eventos: sobre tecnología, sostenibilidad e innovación. Precisamente la innovación ha sido el argumento principal de la tercera y última mesa redonda de AEVEA&CO, una mirada al futuro bajo el título ‘¿Y ahora qué?’, donde se ha hablado mucho del ‘Efecto Wow’, ese momento de un evento en el que se alcanza un máximo de asombro y emoción en el participante. "De todas formas, lo importante son las personas", ha comentado la vicepresidenta de Aevea,
Mila Valcárcel. "No debemos buscar en los eventos únicamente fuegos artificiales y el ‘más difícil todavía’, sino comprender que la máxima tendencia es prestar atención a las personas, cuidar los detalles, escuchar y ofrecer a los participantes espacios para la participación", ha destacado.
