«En un mundo globalizado como el que vivimos, las empresas tienen que moverse, viajar cada vez más, y más lejos. Estos desplazamientos son indispensables para asegurar el crecimiento o incluso la supervivencia de la compañía. Así pues, los recursos que se tienen que dedicar a estos desplazamientos representan una partida presupuestaria considerable en la mayoría de casos. Pero este presupuesto no siempre se optimiza debido a la gestión ineficiente de los gastos derivados de los desplazamientos corporativos. Esto se traduce en costos más elevados y falta de eficiencia, tanto por el presupuesto como por la calidad del viaje en sí. Por eso, no hay que perder de vista la importancia de la gestión de los gastos de desplazamientos profesionales, y saber aplicar las claves para que esta gestión sea óptima.
Es importante empezar por analizar los procesos que se aplican en el travel management corporativo de la compañía, y detectar los principales errores. Así resulta más fácil mejorar los procesos de la gestión de los desplazamientos profesionales.
En primer lugar, una gestión profesional necesita personas profesionales. Uno de los errores más habituales de las empresas es la falta de personal especializado, con formación y experiencia específica en travel management. Demasiadas veces se deja esta tarea en manos de asistentes o personal de administración, que aunque realizan la labor normalmente de forma correcta, no disponen de conocimientos suficientes sobre el Sector, negociación, logística, etc.
En este caso, contar con un travel manager profesional que gestione estos desplazamientos puede afectar de forma directa o indirecta en otras áreas, suponiendo también un ahorro. Un profesional, por ejemplo, sabrá analizar y ejecutar las políticas de gastos de viajes, pero también detectar posibles mejoras que redunden en una reducción de los costos o en una mejora del servicio. El trato con los proveedores también se verá afectado de manera positiva, gracias a una visión más global de las necesidades, no focalizándose únicamente en el ahorro, a la capacidad de negociación y a un mejor conocimiento de la industria.
Hay que tener en cuenta también que las posibilidades tecnológicas actuales ofrecen muchísimas opciones para la gestión de los viajes de empresa. Pero a muchas empresas les cuesta adaptarse a este nuevo panorama, o bien lo minusvaloran, por lo que su uso es insuficiente, o se desaprovechan oportunidades de ahorro.
Existen herramientas de gestión, control y supervisión de los gastos de viajes, como Captio, que suponen una automatización y digitalización de estos procesos. La mejora de esta tarea que parece de poca relevancia puede repercutir en una mejor gestión del presupuesto, mejor control y aplicación de las políticas de gastos, menos tiempo y recursos dedicados al reporte, supervisión, contabilización, etc. de los gastos, entre otras muchas ventajas.
Otras posibilidades de ahorro que a menudo se pasan por alto son softwares de reservas de transporte (avión, tren, coches de alquiler…) o de alojamiento, que centralicen y automaticen la gestión de estos proveedores. Además, en cuanto a comunicación, la oferta de plataformas para llamadas, videoconferencias, compartir documentación, etc. es tan extensa que cualquier empresa puede encontrar una aplicación que se adapte a sus necesidades a un precio accesible, o incluso a menudo de forma gratuita. Pero para esto, la gestión de estos softwares se tiene que hacer a nivel de empresa, de forma regulada y coordinada entre todos los miembros del equipo involucrados.
Por último, otro error habitual es la falta de concienciación por parte del trabajador en movilidad del importante gasto y trabajo organizativo que representan sus viajes. Cálculos erróneos de días necesarios para el proyecto, fechas mal elegidas, viajes en grupo que se podrían haber sido individual… Suelen ser problemas derivados de la falta de comunicación. En la misma línea, suele haber una carencia sobre la visión global del viaje y sus beneficios por parte del trabajador. Es decir, una visión demasiado individual del viaje.
Para saber más sobre la gestión eficiente de los gastos de viaje, Captio dispone de una guía de descarga gratuita. En todo caso, es importante tener en cuenta que se trata de un Sector en cambio continuo, por lo que lo hay que estar al día de las nuevas herramientas, posibles partners, y no parar de formarse para asegurar siempre una gestión óptima y actualizada».
