Escucha y dialoga
Es primordial escuchar las necesidades de cada viajero y de cada viaje en particular, ya que cada desplazamiento tendrá sus especificidades. A veces, un hotel mal situado o un vuelo con un horario inconveniente puede perjudicar el resultado del viaje en sí. Pero a menudo la persona que tiene que realizar el desplazamiento no piensa en comunicar todos estos detalles. Así que antes de ponerte manos a la obra, asegúrate de disponer de toda la información necesaria y no tengas miedo de preguntar lo que haga falta.
Sé exigente
A la hora de reservar, sé exigente con los proveedores, con los servicios, etc. A veces, pequeños factores que pueden parecer a priori una tontería pueden tener un alto impacto en el transcurso del desplazamiento. Pero sé también exigente con el viajero o la viajera, con la información que te tiene que facilitar antes del desplazamiento, con los justificantes o documentos que te tiene que aportar después, etc.
Previsión ante todo
Aunque hayas preparado a la perfección el viaje, pueden salir problemas de última hora: un vuelo que se atrasa o se cancela, una huelga de taxistas o de transporte público, o incluso problemas ajenos a la preparación del viaje en sí, como que el viajero enferma o tiene un accidente, un robo o extravío de maletas o de la cartera, etc. Por eso, puedes tomar medidas de precaución. Por ejemplo, cuando estés mirando opciones para la preparación del transporte o el hotel, guarda el contacto y la información de las opciones que al final descartaste, ya que en caso de necesidad pueden servir de sustitutivo. Del mismo modo, una buena práctica es tener contratado un seguro de viajes corporativos, que cubra posibles incidencias y problemas. Además, no está de más facilitar al viajero o viajera un listado de número de atención al viajero, el hospital más cercano o la embajada en el caso de viajes en el extranjero, etc.
No olvides el ‘feedback’
Si estás realizando tareas de gestión de viajes corporativos pero no eres un experto en la materia, es normal que se te escapen cosas, que haya detalles por pulir. Por eso, lo mejor es aprender de la experiencia. Al terminar el viaje, habla con la persona que haya realizado el desplazamiento para saber cómo ha ido, qué se puede mejorar y qué puntos positivos ha habido: ¿el hotel estaba bien emplazado? ¿Sus instalaciones se adecúan a las necesidades del viaje? ¿Los horarios de los transportes han sido correctos, ni con demasiada antelación ni demasiado justo? ¿Ha habido algún imprevisto? Y así todas las preguntas que se crea conveniente.
Guía definitiva sobre la gestión de los gastos de viaje
