Confiar los procesos de facturación en un ERP minimiza los errores, optimiza los tiempos de respuesta y hace a las empresas hoteleras más competitivas. Sin embargo, la necesaria intervención humana en la operativa habitual del sistema, unido a la necesidad que tienen las organizaciones de actuar en sus relaciones comerciales con inmediatez y precisión, hacen que a veces se produzcan pequeñas confusiones que pueden acarrear grandes problemas si no se detectan y solucionan a tiempo.
Cuando estas confusiones se producen además en la operativa relacionada con los procesos de facturación, disponer de un ERP flexible, puede simplificar enormemente la resolución de la incidencia en poco tiempo y con muy poco esfuerzo.
En qué se equivocan los usuarios
Datisa resume en tres los errores más frecuentes que suelen cometer los usuarios de los sistemas de gestión:
- Introducir los datos de manera errónea. Es decir, cuando se confunde la fecha, la serie, el número, los artículos o las cantidades que deben incluirse en un albarán.
- Facturar no cumpliendo lo pactado en el cierre de la venta, por ejemplo equivocarse en el fraccionamiento de los pagos o en los plazos.
- Equívocos en la fiscalidad, muy común en empresas globales que tienen que manejar distintos tipos impositivos.
En todos los casos, si el ERP con el que se trabaja es flexible se podrán solventar todos estos errores sin problema, como sucede con los aplicativos de Datisa. Sin embargo, hay organizaciones que apuestan por otro tipo de plataformas de gestión basados en estructuras más rígidas, con la falsa creencia de mejorar la protección del dato. Estos programas no admiten modificaciones sobre los documentos facturados, por lo que será necesario, para solventar cualquiera de las incidencias mencionadas, realizar facturas rectificativas, contra-asientos, o cualquier otro procedimiento similar, que acaban incrementando los trámites administrativos para resolver un problema tan sencillo como puede ser un pequeño error de escritura.
Ahora, esta flexibilidad necesaria debe permitir, a su vez, dotar al programa de las herramientas necesarias para la asignación de permisos y las protecciones a determinadas áreas de aplicación para restringir el acceso a las consultas o la realización de modificaciones. Es decir, que no siempre será deseable que todo el mundo pueda modificar el proceso de facturación o ejecutar determinadas acciones.
"Un ERP versátil y flexible como el de Datisa ofrece operatividad y seguridad a partes iguales. Es decir, permite introducir modificaciones o corregir errores de manera ágil y sencilla y admite igualmente, la posibilidad de asignar esa capacidad sólo a determinados usuarios a través de autorizaciones especiales. En Datisa no obligamos al cliente a decidirse por una cualidad u otra (flexibilidad o rigidez) porque nuestros aplicativos combinan ambos aspectos: versatilidad y control", explica Isabel Pomar, directora comercial de la compañía.
