Las empresas saben que una política de viajes corporativa solo es efectiva si los viajeros la cumplen, de ahí que gestionar el comportamiento de los viajeros sea algo a tener en cuenta tras el proceso de negociación con los proveedores. En el informe ‘CWT ViewPoint – Influenciando el comportamiento de los viajeros’, CWT señala que en la mayoría de los casos, los viajeros buscan hacer lo correcto. Si no cumplen con la política de viajes es, simplemente, porque no son conscientes de que existe ni tampoco del valor que esta puede reportar a su empresa. Los responsables de compras de viajes conocen los ahorros potenciales que se esconden detrás de ese hecho.
Las empresas que cuentan con programas de éxito y consiguen ahorrar han descubierto cómo fomentar el ahorro haciendo que su política de viajes esté más enfocada en los viajeros. Esto empieza por medir las oportunidades perdidas y ha de combinarse con formación y una estrategia de comunicación avanzada en la que las empresas refuercen los mensajes de cumplimiento y responsabilidad.
Todo empieza por una estrategia que incremente el compromiso con el programa de viajes. Cuanto más capaces sean las empresas de fomentar el compromiso y la responsabilidad entre sus viajeros, mayor será el ahorro derivado de los programas de viajes corporativos. Si bien las culturas corporativas pueden variar, existen distintas fórmulas que las empresas pueden utilizar para influenciar el comportamiento de los viajeros (educación, comunicación, sistemas de reconocimiento, opiniones, etc).
Impulsar el cambio en una empresa empieza por dar a conocer a los distintos públicos —normalmente ejecutivos, directores de unidad y el equipo de Financiero— las métricas financieras. Datos exactos, como las oportunidades de ahorro perdidas y el coste de saltarse la política, llaman la atención e incitan a tomar acción. Obtener datos por viajero y aislar la fuente de ahorro perdido son catalizadores muy poderosos a la hora de activar cambios a gran escala. Las métricas financieras son de gran ayuda para la dirección a la hora de solicitar mayor cumplimiento.
Establecer comparativas y áreas de mejora
Además de realizar comparativas, resulta también crucial proporcionar a las unidades de negocio informes de evolución de tendencias para que estas puedan compararse entre sí y, potencialmente, compitan para mejorar su rendimiento. Entre las áreas que las empresas pueden medir para determinar los ahorros potenciales se encuentran las reservas online, las reservas online no asistidas, el coste aéreo de no reservar con antelación, la falta de cumplimiento de la política hotelera, los billetes no utilizados, las millas, el cumplimiento de la política de coches de alquiler y los ahorros totales.
Después de implementar cualquier cambio, será importante medir las áreas en las que se está buscando mejorar y compararlas con el punto de partida para determinar los progresos. Las empresas también pueden utilizar los datos de las reservas para realizar proyecciones futuras del presupuesto del programa de viajes y establecer volúmenes para negociar con los proveedores. Adicionalmente, proporcionar a los viajeros una herramienta de medición personal en forma de tarjeta de puntos o comunicaciones personalizadas incluyendo clasificaciones puede ser algo muy alentador.
Por otro lado, incluso los programas que gozan de un alto porcentaje de adhesión deben revisar las prácticas de los viajeros para evaluar oportunidades de ahorro adicionales. Las empresas tienen la oportunidad de identificar qué áreas son las más preocupantes y personalizar su enfoque para modificar el comportamiento de los viajeros.
