Impulsado por el German Convention Bureau (GCB) y el Instituto Fraunhofer de Ingeniería Industrial (IAO), en colaboración con sus socios expertos, han llevado a cabo un proyecto de investigación que analiza las nuevas tendencias en el Sector para redefinir la asistencia a los encuentros profesionales. Su presentación, a través de un evento híbrido con más de 700 asistentes en línea y alrededor de 30 invitados seleccionados, tuvo lugar en Frankfurt, Alemania.
El objeto del informe persigue la identificación de los nuevos parámetros por los que se regirán tanto los turistas de negocios como los asistentes nacionales e internacionales en los eventos presenciales. Estructurada en tres fases, la investigación que se complementa con una serie de encuestas relacionadas con diversos factores, ha arrojado una serie de conclusiones y patrones importantes relacionados con la redefinición de la asistencia a encuentros.
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Viajes sin incidentes y la sostenibilidad, claves
El estudio considera que la micromovilidad, la seguridad y la higiene, así como las características regionales y culturales pueden contribuir a aumentar significativamente la motivación de las personas para viajar a los eventos. De hecho, el 90% de los encuestados afirmó que viajar sin problemas (incidencias) es muy importante para ellos. Esta circunstancia va de la mano con los estándares de seguridad e higiene, que constituyen un requisito absolutamente básico para el 60% de los encuestados para asistir a un evento. Asimismo, el uso de medios de transporte ‘amigables’ con el clima y la compensación de las emisiones de CO2 generadas por los eventos son relevantes para el 75% de los encuestados.
Los medios de micromovilidad y las experiencias culturales en el destino resultan particularmente atractivos para el grupo de edad de 26 a 35 años y los asistentes internacionales. Por lo tanto, las oportunidades de experimentar el carácter local representa uno de los componentes imprescindibles para lograr que los participantes internacionales acudan a eventos en persona.
Experimentar actividades locales del destino son uno de los componentes esenciales para lograr que los asistentes internacionales acudan al evento
Las tres conclusiones del estudio
En general, la investigación de FMS de este año revela tres hallazgos clave. En primer lugar, los eventos en persona son atractivos, principalmente, debido a su capacidad para inspirar a las personas y brindar oportunidades para encuentros cara a cara. No en vano, las nuevas ideas surgen principalmente cuando se interactúa con otras personas. "Los eventos continúan funcionando cuando se trata de inspirar a las personas y promover la innovación", afirma el director gerente de GCB, Matthias Schultze.
"Sumergirse en diferentes culturas locales y crear experiencias compartidas solo funciona en eventos en vivo. Como destino de reuniones sostenibles, auténtico e innovador, Alemania ofrece un entorno ideal para lograrlo", concluye Schultze.
En segundo lugar, la investigación muestra la importancia de los eventos para la retención del personal y el atractivo del empleador para su captación. Los eventos y los viajes de negocios no sólo conforman una herramienta relevante para el reclutamiento, sino que también promueven la lealtad a largo plazo con las empresas.
En tercer lugar, los datos de la encuesta revelan que la sostenibilidad juega un papel importante en el proceso de toma de decisiones en relación a la posibilidad de si asistir a los eventos presenciales o descartarlo. No en vano, entre esos factores determinantes tenidos en cuenta incluyen la posibilidad de viajes climáticamente neutros, la compensación de las emisiones de CO2, así como el catering regional y de temporada.
Perspectivas: nuevo enfoque de investigación en 2023
La investigación confirmó que los eventos presenciales se mantienen como actividades únicas e insustituibles. A pesar de que es cierto que los encuentros 'cara a cara' han disminuido temporalmente en los últimos años, todavía tienen un valor inmenso. Sin embargo, los eventos empresariales se enfrentan a múltiples desafíos, como el cambio climático, el suministro de energía, los conflictos internacionales, la pandemia, la escasez de personal y de habilidades.
"¿Qué soluciones pueden ofrecer los eventos en este contexto? ¿Y cómo estas múltiples crisis influyen en las estrategias y conceptos de los eventos? FMS analizará en profundidad estas preguntas complejas en 2023 e intentará encontrar respuestas bajo el título 'Navegación de eventos comerciales en desafíos Times', asegura el Dr. Stefan Rief, Jefe de la Unidad de Investigación de Diseño de Trabajo y Desarrollo Organizacional de Fraunhofer IAO.
Acerca de Future Meeting Space
La red de innovación Future Meeting Space fue lanzada en 2015 por el GCB German Convention Bureau e.V. y el Instituto Fraunhofer de Ingeniería Industrial IAO con el objetivo fundamental de potenciar el papel de los eventos empresariales como motor de innovación e instrumento fundamental de comunicación corporativa.
Proporcionando investigación de tendencias, Future Meeting Space anticipa desarrollos relevantes en el ecosistema de eventos empresariales e identifica los requisitos para eventos exitosos en cuanto a conceptos, tecnología y espacios para eventos. La red de innovación desarrolla recomendaciones distintas y específicas de cada tema para diferentes grupos de partes interesadas y las valida regularmente en un laboratorio de la vida real con lo que está sucediendo dentro de la industria en la práctica.
