Aunque la pandemia ha acelerado notablemente en los últimos meses el gran salto a la digitalización de las ferias y los eventos, Ifema llevaba un par de años fraguando esta transformación digital. A finales de 2018 se crea la Oficina de Transformación, el órgano desde el que se impulsa y materializa la cultura y metodología que está llevando a Ifema a una renovación de procesos, herramientas y metodologías, y que trabaja con equipos internos multidisciplinares en el desarrollo de proyectos relacionados con la digitalización del negocio, en todas sus vertientes.. Hablamos con Carlos Jiménez, director de Tecnologías de la Información de Ifema, para conocer los proyectos que están implementando y cómo han podido dar respuesta en clave digital a la actual virtualización de los eventos.
Covid-19, el mayor impulsor de la digitalización
«Al inicio de la pandemia tuvimos que focalizarnos en ampliar la capacidad de teletrabajo de los equipos, habilitando el entorno para que todos los empleados pudieran trabajar desde sus casas en menos de 48 horas». Se mejoraron las capacidades de conexión y sobre todo la seguridad de la red para mantener las operaciones de la empresa sin comprometer la seguridad. «En pandemia también hemos desplegado Microsoft Teams, se ha finalizado la migración de la intranet corporativa a Sharepoint y hemos hecho la implantación de Microsoft 365».
LIVEConnect, la plataforma digital que conecta oferta y demanda
«Para evolucionar nuestro negocio en estos meses de pandemia, hemos acelerados procesos paras volcar todas las capacidades de la compañía para trabajar en plataformas digitales que nos permitiesen seguir celebrando eventos y dinamizando comunidades, con eventos esencialmente online». Es el caso de la plataforma LIVEConnect, creada inicialmente para la edición virtual de Fruit Attraction en octubre de 2020 y que funcionó con gran éxito y proporcionando a las más de 400 empresas participantes un punto de reencuentro, un espacio de networking, de generación de contactos y oportunidades de negocio, impactos y notoriedad, además de ofrecer un escenario idóneo para las sesiones y debates para todo el sector hortofrutícola. En total esta primera experiencia cerró con unos 7.000 miembros activos. «LIVEConnect es una plataforma integral, donde hay una gestión de comunidad, además de un motor muy potente que mediante inteligencia artificial y machine learning se encarga de poner en contacto a compradores y empresas expositoras. Este motor es el núcleo de la herramienta para facilitar el match-making entre oferta y demanda».
Tras esta primera experiencia, Ifema está desarrollando plataformas digitales para el sector del gaming, otra para el sector artístico con el objetivo de dar cobertura a ARCO e incluso una plataforma dirigida a la comunidad generacional los mayores de 50 años, Vida Silver . «Pero la meta es desarrollar y lanzar una plataforma definitiva propia de Ifema que sirva para cualquier evento. En lugar de muchas plataformas, apostamos por una gran plataforma que dé cobertura a todos los eventos que organizamos e incluso que sirva para terceros organizadores. La idea es captar el ‘know how’ de cualquier plataforma y crear una que sea transversal y sirva de paraguas común para celebrar cualquier evento que organicemos desde Ifema o de terceros. Una plataforma multifuncional que va a permitir que cada organizador decida para su evento qué funcionalidades desea activar y cuáles no para configurar su feria».
Comunidades virtuales para un evento de 365 días
«Con la experiencia de Fruit Attraction hemos visto que las herramientas digitales no son un sustituto del evento físico, sino una forma de complementarlo manteniendo viva y dinamizando a la comunidad sectorial que existe en torno a cada evento, eliminando la barrera de la estacionalidad de las ferias y aumentando audiencias. En los próximos meses combinarán formatos de participación exclusivamente online, otros presenciales y online, y se ira recobrando el peso de la participación presencial según lo vaya permitiendo la situación actual. Se apostará por la doble participación, sobre todo porque el online te da la posibilidad de llegar a mercados y clientes a los que no se llega en físico y permite extender un encuentro, que se celebra presencialmente en sus fechas tradicionales, a uno virtual que complemente y prolongue la actividad comercial del sector permanente el resto del año».
Infraestructura de red versátil para una conectividad a medida de cada evento
Cuando pensamos en las necesidades de los eventos físicos que recobrarán su importancia tras la pandemia, hay que hablar de hiperconectividad. La infraestructura de red de Ifema es uno de los activos y valores diferenciales del recinto; se han invertido 5 millones de euros en los últimos 3 años y medio para actualizarla y evolucionarla. Cuenta con más de 150 switches de última generación; más de 1.400 puntos de acceso wifi; hay instalados más de 50km de fibra óptica ya tendida con más de 2000 puntos de red fijos. «Pero todo esto no sirve de nada si no hay detrás una gestión muy optimizada y depurada para implementar cualquier necesidad del organizador de forma rápida y segura. En ferias y eventos hay que ser capaz, a través de una red bien estructurada y gestionada, a dar respuesta en poco tiempo a cualquier necesidad. Nos hemos especializado en tener una red diseñada y gestionada de una forma que nos permite implementar cualquier cambio de configuración que pida el cliente en tiempo récord. Por ejemplo, en junio del 2017 tuvimos cuatro congresos internacionales en 25 días. Se tuvo que configurar y desconfigurar cuatro veces la red para permitir conectividades, capacidades de conexión a internet en banda ultra ancha, redes en streaming para compartición de presentaciones, sistemas de registro con servidores que estaban fuera en caso de los organizadores internacionales, etc. Todas eran soluciones a medida. La red tiene que estar preparada para soportar grandes velocidades y tráfico, pero al mismo tiempo, a nivel de gestión, tenemos que ser capaces de hacerlo y configurarlo/desconfigurarlo muy rápidamente para el siguiente evento».
En tiempo récord también se tuvo que configurar la red para la conectividad de la Conferencia sobre el Cambio Climático COP25. «En 21 días naturales tuvimos que hacer toda la toma de requerimientos, el diseño de red y las adaptaciones necesarias, implementarlas y probarlas para entregarlas operativas. Si no hubiéramos tenido la experiencia, a menor escala, de haberlo hecho muchas veces antes en todos los eventos de Ifema, no hubiéramos sido capaces de gestionarlo». La parte de conectividad en los eventos, y en el caso de la COP en particular, es crítica y sobre todo en las primeras horas del evento cuando todo debe de arrancar. «El existir una centralización de la información y que se puedan enviar comunicaciones al exterior; que todos los asistentes cuenten con una buena conexión wifi, estable y gratuita; que se puedan diseñar soluciones wifi concretas con configuraciones adhoc en algunos puntos o que en las zonas de grandes concentraciones como auditorios, a pesar de interferencias y volumen de usuarios, se pueda dar servicio wifi y estable es posible gracias a una red actualizada y bien estructurada pero sobre todo a un equipo humano altamente especializado y comprometido, capaz de gestionarla de forma inteligente y sacando el mayor partido a las capacidades técnicas».
El primer recinto ferial de España con cobertura 5G
En 2018 Ifema llegó a un acuerdo con Vodafone para antenizar parte del recinto, «ello nos ha permitido posicionar el recinto a nivel de conectividad 5G antes que nuestros competidores». Actualmente hay cobertura interior en un pabellón y en las zonas exteriores del pabellón 1 y 2, además del edificio de oficinas, pero está muy el proceso de implementación en ocho pabellones para tener cobertura interior en ellos. Además, los planes de futuro y las negociaciones se orientan a ampliar cobertura 5G con los tres principales operadores a todo el recinto.
Recorrido virtual 360º por los pabellones
A finales de 2020 se lanzó una nueva herramienta digital para ofrecer una visión 360º de los más de 200.000 m2 de superficie de exposición cubierta del recinto de Feria de Madrid y de Ifema Palacio Municipal, así como del casi centenar de salas y áreas exteriores a través de Google Street View. Incluso para el mapeado de espacios volumétricamente muy altos se utilizaron drones para captar distintas perspectivas. «Se trata de una evolución de la plataforma que teníamos antes, pero que hemos aprovechado para mapear y digitalizar nuevos espacios -como Ifema Palacio Municipal- que no teníamos y que ha abierto muchas posibilidades en esta situación de restricciones en la presencialidad para poder enseñar nuestros espacios a clientes externos».
Ifema Lab: la incubadora de proyectos tecnológicos y realidad mixta aplicada a ferias
Desde 2017 y con el objetivo inicial de trabajar en iniciativas y aplicaciones de la tecnología 5G a nivel ferial nace Ifema Lab, consolidándose como el laboratorio de I+D de Ifema a nivel tecnológico. «Se trata de una incubadora de proyectos relacionados con la potenciación de la tecnología para cambiar la experiencia de nuestros clientes, tanto asistentes como expositores. Sobre todo, enfocados en la realidad mixta. Combinando la realidad física con la virtual, se crea una realidad mixta que aumenta las capacidades del participante. A través de dispositivos holográficos y apoyándose en la tecnología 5G se consigue hacer más enriquecedora la participación en el evento.
Actualmente hay diez proyectos en fase de aprobación de patente e Ifema cuenta con acuerdos de comercialización preferente. «Aprovechamos nuestras ferias para que estas ideas se puedan explorar y probar en nuestros eventos, a la vez que ofrecemos un escaparate muy potente para estos desarrollos».
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