La metodología presentada en el libro blanco, que se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de AIM Group, sugiere seis pasos sencillos:
1. Contenido es primordial. Vincular el contenido con el formato y estilo de comunicación correctos debe ser lo primero, adaptando el tono de voz, los formatos de sesión y las herramientas.
2. El equipo de eventos digitales: mentalidad estratégica y habilidades tecnológicas. Desde el estratega de eventos digitales hasta el gerente de contenido y recursos o el experto en herramientas digitales, hay varios conjuntos de habilidades y perfiles especializados que se necesitan para este tipo de evento.
3. Plataforma digital y la mejor experiencia de usuario: ¿cómo elegir la solución más adecuada? Ya sea que se trate de un evento totalmente virtual, un evento digital híbrido o multi-hub, primero debe evaluar sus necesidades y luego elegir el equipo y las herramientas técnicas adecuados.
4. Oportunidades de patrocinio digital y exposiciones virtuales. Es importante considerar y encontrar nuevas formas de generar valor para el patrocinador y no simplemente replicar las que se usan para los eventos en presencia.
5. La importancia de la comunicación. Se necesita un esfuerzo centrado en la comunicación para obtener atención, confiabilidad y confianza de su público objetivo e involucrar a los usuarios a lo largo de su viaje antes, durante y después del evento.
6. Acciones sostenibles e iniciativas de RSE para eventos virtuales. Los eventos en línea pueden ser mucho más sostenibles desde el punto de vista ambiental que los eventos físicos, debemos destacar esto y también buscar oportunidades para agregar iniciativas de RSE para dejar un legado en la comunidad.
"Organizar un evento digital puede abrir una amplia gama de nuevas oportunidades porque no está limitado por las barreras físicas habituales, puede expandir fácilmente la audiencia y con la duración y el horario correctos del evento, incluso puede prolongar la vida útil del evento", afirma Annalisa Ponchia . "Hay un consejo adicional que sugeriría y es aprovechar los datos y la retroalimentación para garantizar que el evento sea totalmente medible", añade. "Si establece KPI claros desde el principio y aprovecha todos los canales, desde los análisis hasta las redes sociales y la aplicación del evento, estará en una excelente posición para medir el impacto del evento", señala Ponchia.
"Lo virtual llegó para quedarse: se espera que las reuniones en línea e híbridas se conviertan en una parte integral de las estrategias de reuniones corporativas y de asociaciones, incluso cuando se reanuden los grandes eventos presenciales", destaca Patrizia Semprebene Buongiorno, vicepresidenta de AIM Group International. "Planear un evento virtual o híbrido es mucho más complejo de lo que imaginas. El dominio virtual es el primer paso, pero también es crucial aprovechar las estrategias de eventos en línea para crear experiencias híbridas memorables y atractivas. Nuestros equipos están consultando a clientes para adoptar la innovación y están totalmente comprometidos a explorar las nuevas posibilidades y encontrar nuevas soluciones creativas", agrega.
