La primera de las recomendaciones de la agencia es reforzar el duty of care. En este sentido, es importante observar el protocolo de seguimiento del viajero actual y ver qué carencias existen. Las empresas se puede preguntar: ¿cómo han funcionado los procesos y la tecnología? ¿Ha habido alguna dificultad para contactar con los viajeros o ha sido sencillo? ¿Cómo ha ayudado la empresa a los viajeros impactados y qué se puede hacer para mejorar su experiencia en el futuro? ¿Les mantuvieron al tanto de la situación con actualizaciones en cuanto a viajes y sanidad? Para obtener esta información, según Amex GBT, los travel managers pueden consultar con los viajeros para identificar cualquier fisura.
Las agencias de viajes corporativos responsables de los viajeros de negocios tienen más capacidad para negociar reembolsos
Tan importante como saber dónde están los viajeros es conocer a dónde planean ir en el futuro para reducir los viajes innecesarios a destinos de alto riesgo. Al respecto, y utilizando tecnología de aprobación previa al viaje, las empresas pueden revisar los itinerarios de los empleados antes de que puedan incurrir en infracciones; además, los viajes a destinos de alto riesgo se pueden señalar automáticamente. Amex GBT señala que las compañías deberán planificar cómo gestionar los viajes de negocios mientras los países y las aerolíneas empiezan a levantar las restricciones, y los empleados también necesitarán saber cómo gestionar los reembolsos y los cupones de los proveedores.
American Express Global Business Travel también destaca la importancia de diseñar un plan para gestionar reembolsos y billetes de avión no utilizados. Según la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), las aerolíneas son responsables de 35.000 millones de dólares en billetes que no han sido utilizados a nivel global, lo que puede implicar que las empresas necesiten identificar vales y reembolsos de sus empleados por valor de millones de dólares. Si bien algunas aerolíneas están ofreciendo cupones a los consumidores, las agencias de viajes corporativos (TMC) responsables de los viajeros de negocios tienen más capacidad para negociar reembolsos, si así lo desean. La gestión de reembolsos y cupones requerirá una supervisión muy estrecha. Algunas TMC tienen sistemas de administración de crédito que cuentan con información de reembolsos, exenciones y comprobantes, lo que facilita ver cuántos billetes no utilizados tienen.
Ahorro de costes
Otra de las recomendaciones de la agencia es conectar con los proveedores para ahorrar en viajes futuros. Las compañías tienen la oportunidad de negociar buenos precios debido a que las tarifas han disminuido. Según The Dollar Flight Club, que analizó los precios de las tarifas aéreas después del 11 de septiembre para ayudar a diseñar su pronóstico, ha destacado que las tarifas aéreas caerán un 35% en 2021. A modo de comparación, los precios de las tarifas aéreas cayeron un 18% después del 11 de septiembre y un 21% durante la recesión de 2007. Si bien las tarifas hoteleras también pueden reducirse, es posible que negocien los extras, como la normativa de cancelación flexible o los amenities. Consolidar las relaciones con los proveedores es otra ruta que las empresas pueden seguir para optimizar sus programas. En cualquier caso, es el momento de ponerse en contacto con los proveedores y trazar un camino de beneficio mutuo.
Por último, Amex GBT aconseja prepararse para un crecimiento de los viajes de negocios. Mientras el volumen de viajes vuelve a los niveles anteriores, señala que habrá un período de transición y ajuste. Los países levantarán las restricciones a diferentes velocidades y las normativas de los proveedores pueden cambiar más frecuentemente. Los chequeos de salud y los procesos de distanciamiento social pueden cambiar según el país, el aeropuerto, el hotel o la estación de tren. En este sentido, los equipos de viajes corporativos necesitan estar al tanto de todos los cambios y hacer lo necesario para transmitir la confianza a sus viajeros. La búsqueda proactiva de feedback por parte de los viajeros puede ayudar a la planificación. Las iniciativas que potencien el bienestar se deben priorizar.
