El objetivo de este protocolo, según WTTC, es ofrecer una serie de recomendaciones comunes y globales que ayuden a mantener el valor que las reuniones ofrecen en los destinos y en los sectores donde se celebran. Este protocolo incluye, básicamente, medidas que tienen que ver con la salud, la seguridad y el distanciamiento físico. El Consejo Mundial de Viajes y Turismo ha explicado que estas medidas tendrán que estar vigentes hasta que haya otras más efectivas y que vengan desde la vertiente científica (vacuna, medicamentos…).
WTTC ha dividido este protocolos en cuatro áreas: preparación operativa y del personal; garantizar una experiencia segura; reconstruyendo la confianza; e implementación de políticas de habilitación. En la primera de las áreas, el protocolo señala que los centros de convenciones deben asegurarse de poder alcanzar la excelencia operativa en la ‘nueva normalidad’ y contar con personal capacitado para preparar y ejecutar los planes operativos.
Es importante mejorar la limpieza e higiene de las instalaciones
En este sentido, se destaca la necesidad de desarrollar un plan de prevención Covid-19 con una lista de acciones y de verificación para la prevención de infecciones y un plan especial de limpieza y desinfección; distanciamiento físico en oficinas y fomento del teletrabajo; implementar un protocolo de seguridad y salud de los trabajadores; establecer pautas de distanciamiento físico, sobre todo para las colas; implementar nuevas tecnologías que apoyen, por ejemplo, el registro o los pagos sin contacto; confirmar que proveedores externos tengan protocolo similares de seguridad; usar equipos de protección individual siempre que sean necesarios; y generar documentación digital en vez de física.
Respecto a garantizar una experiencia segura, el protocolo de WTTC indica la importancia de mejorar la limpieza e higiene de las instalaciones mediante mejores prácticas y más frecuentes en limpieza y desinfección; utilizar productos de limpieza homologados; reforzar los servicios de limpieza en zonas más frecuentadas; instalar dispensadores de gel hidroalcohólico en los lugares de mayor tránsito; fomentar el distanciamiento físico mediante indicadores visuales; reducir la capacidad de aforo en los espacios; implementar controles de salud/temperatura de los participantes si lo exige la legislación; reducir al mínimo la interacción y evitar colas en recepción y registro; crear unidades de aislamiento para personas que puedan tener síntomas del coronavirus; y en cuanto a restauración, evitar la manipulación de alimentos por parte de los participantes, limpiar regularmente las máquinas utilizadas por los asistentes, limpiar y desinfectar las mesas inmediatamente después de cada uso e implementar el distanciamiento físico a través del espacio de la mesa y las sillas.
Reconstruir la confianza
Para reconstruir la confianza, el protocolo marca la necesidad de trabajar mediante la transparencia y la comunicación con sus participantes y organizadores. Así, destaca que debe haber una comunicación clara, coherente y mejorada sobre los nuevos protocolos de seguridad, salud e higiene; implementar una señalización clara en todo el lugar para informar a los participantes sobre los protocolos mejorados de limpieza, distanciamiento físico y recomendaciones; poner a disposición de los participantes productos desinfectantes; informar a los asistentes sobre el soporte disponible si les surgen preguntas o inquietudes; colaborar con un proveedor externo para ofrecer un seguro que cubra el coronavirus; considerar la posibilidad de organizar eventos híbridos; y disponer de un punto de servicio médico y garantizar que el equipo pueda tratar los casos de Covid-19.
Por último, la implementación de políticas de habilitación por parte de los Gobiernos para facilitar el desarrollo de la industria congresual. El Consejo Mundial de Viajes y Turismo señala la importancia de contar con nuevas reglas para los viajes transfronterizos, tanto de personas como de carga; la reducción de impuestos, tasas y cargos para estimular la demanda; la creación de incentivos y brindar apoyo directo para aumentar la estancia en los destinos, así como ofrecer incentivos fiscales; y mejorar la promoción de los destinos para impulsar la demanda y atraer eventos, tanto a nivel nacional como internacional.
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