Durante el primer día, celebrado en el Campus de ISEMCO de Madrid, tuvieron lugar varios talleres sobre diferentes temas de actualidad y tendencias dentro del sector del wedding planner o sobre la realización y producción de eventos mediáticos. También se analizaron las técnicas y claves para captar la atención de los medios de comunicación y cómo los eventos experiencias potencian las marcas e instituciones. El protocolo y los eventos oficiales también tuvieron cabida en estos encuentros para enfocarse en los nuevos formatos y exigencias de ceremonial oficial.
Los dos días posteriores el encuentro cambió de sede para desarrollarse en el Hotel Silken Puerta de América. En la inauguración de esta segunda jornada, el delegado del rector para Centros Adscritos de la URJC, Jorge Urosa, desatacó la importancia del mundo de los eventos. De hecho, mencionó que la revista Forbes ha publicado que esta actividad "es una de las 10 profesiones que más futuro tiene en la actualidad". Tras él, tomó la palabra el presidente del Comité Organizador del Congreso, Carlos Fuente, quien hizo especial hincapié en la importancia que tiene el mundo de los eventos en la economía del país, "hasta el punto de que nuestro Sector es uno de los que más crece en el mercado laboral".
La primera ponencia de la segunda jornada del congreso llevó por título 'El valor de la música. ¿Cómo han de sonar los eventos?', a cargo de Gorka Gómez, de Cantábile Música, quien habló del poder comunicativo de la música en los eventos como herramienta unificadora para los invitados. Seguidamente, Jorge Hernández-Bujarrabal, de Cow Events Group, con la ponencia titulada 'La fuerza del Storytelling como herramienta emocional y su uso en los eventos: emoción, diversión y participación', manifestó que no es lo mismo comunicar que informar. "Debemos involucrar a nuestros invitados con un buen mensaje y una historia que les haga vivir la marca y acercarse a ella", señaló.
En la ponencia 'La organización de eventos deportivos internacionales. Las nuevas exigencias y necesidades', Luis García, director de Madison Sports Marketing, destacó que el mundo de los eventos deportivos "ha evolucionado mucho en los últimos 20 años. En la actualidad se pretenden crear nuevas experiencias y hacer feliz al público al que se dirigen, por lo que las claves para organizar un buen evento deportivo es conseguir esta meta tan importante para este sector".
La importancia de los eventos en el contexto de la comunicación, el marketing y las relaciones institucionales
Las sesiones de la mañana terminaron con la mesa redonda 'La importancia de los eventos en el contexto de la comunicación, el marketing y las relaciones institucionales de las empresas y las instituciones públicas', coordinada por Gloria Campos, directora general de ISEMCO. Participaron en ella Belén Fierro, jefa de Protocolo y Eventos de Airbús Group Spain; Álvaro Salamanca García, secretario general de la Junta Directiva de AEVEA; y Antonio Rodríguez de Rivera, director de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Delegación del Gobierno en Cataluña.
Durante la tarde se ofreció una visión global del sector eventos en casi todas sus especialidades. Cristina Alonso y Nuria March, Account Manager y CEO de la Agencia Nuria March Comunicación, llevaron sus experiencias en el complejo mundo de los eventos selectivos y de moda. Raúl del Moral, director general de Tu Fábrica de Eventos, aportó nuevas tecnologías en el proceso de acreditación de invitados en eventos. Víctor Noguera, Director de Sponsorship Group, dio claves importantes para gestionar patrocinios en eventos institucionales, corporativos, culturales y deportivos. Y cerró la jornada Pedro Amezúa, director de Eventos de la Liga ACB de Baloncesto, productor y experto en seguridad de eventos, con el tema de la seguridad versus producción.
La última jornada del congreso comenzó centrándose en el valor de la gastronomía y la importancia del catering tematizado para la organización de eventos. Para ello, Michel de Fuentes, co director general de Medems Catering, aportó una visión realista de las nuevas tendencias puntualizando que "el catering es una performance artística". Posteriormente, Pablo Fernández, jefe de Comunicación y Protocolo del Ayuntamiento de Benifaió, reflexionó sobre los sentimientos y tradiciones como valores para un evento de ámbito local. En este tipo de eventos también se requiere una estrategia clara y una potenciación de sentimientos para el éxito de los actos.
El protocolo y la importancia para los eventos corporativos también fue protagonista en la jornada. Carlos Fuente, presidente del Comité Organizador, y Alberto Velasco, director de Relaciones Institucionales del Grupo Mahou San Miguel debatieron y analizaron sobre la necesaria coordinación con la política de relaciones institucionales de las corporaciones y empresas. Amos destacaron que cuando no hay protocolo o alguien que se encargue de ello puede haber problemas y que no se logren los verdaderos objetivos. También analizaron eventos reales, organizados por la compañía, en los que el protocolo ha sido fundamental para el desarrollo de los mismos.
La importancia de la imagen en los eventos institucionales y corporativos
También se reflexionó sobre la importancia de la imagen en los eventos institucionales y corporativos como aspecto a tener en cuenta para el éxito del formato. Esta visión profesional fue realizada por Nacho Rubiera, socio propietario de B19 Fotografía y director del departamento de Fotografía y Formación de Sybaria. Mediante varios ejemplos y casos prácticos, analizó la necesidad de una planificación estratégica para facilitar la labor de los fotógrafos con el objetivo de tener la mejor imagen del evento. El diseño de elementos gráficos como el photocall debe ser adecuado y cuidado para que no sea el protagonista y eclipse al resto del evento.
Otro aspecto tratado fue la escenografía. Javier Le Pera, director de Producción y Diseño de Ymax Eventos y Comunicación, analizó las tendencias actuales y diseño de interiores como factores influyentes en la comunicación de cualquier tipo de acto. En la actualidad, según Le Pera, "debemos escapar de comunicar la imagen de marca llenando el espacio con logotipos, podemos hacerlo mediante la creación de atmósferas que envuelvan a los invitados"
La ponencia de clausura fue pronunciada por Ander Bilbao, director general Sörensen, quien reflexionó sobre las ventajas e inconvenientes de los formatos de eventos asociados al directo. Respecto al material escenográfico, señaló que se ha modificado hacia materiales más sostenibles y económicos. Y en cuanto al aspecto audiovisual, actualmente las proyecciones se realizan en cualquier superficie pasando a ser un aspecto más de la escenografía del evento. Además, la localización ha pasado a ser protagonista y se planifican eventos en diferentes espacios y no solo en los hoteles. Uno de los cambios fundamentales que destacó Bilbao es la aparición del Event Manager en las empresas, que profesionaliza más el Sector y mejora la planificación al tener una formación y conocimiento profundo de la industria.