El gran potencial de los espacios de trabajo dinámicos

A menudo usamos los temas que están de moda para llamar la atención, pero el hecho de reconocer que el ambiente de trabajo es hoy más importante que nunca puede catapultar un negocio a otro nivel.

Hace años lo importante era la uniformidad (con o sin jerarquía) e IBM fue un gran ejemplo de ello. Solía decirse que por las venas de los trabajadores de IBM corría sangre azul, el color corporativo. Era la época en la que la categoría definía el estatus (becario – junior – senior) y podía ser que, a lo largo del camino, te concedieran un despacho propio y si, con suerte, llegabas muy alto, una oficina con vistas. También se sentaban las bases para el aburrimiento, la baja productividad y el acomodamiento, generando un espíritu reacio al cambio.

La tecnología contribuyó en gran medida a cambiar este modelo no solo por haber mejorado la eficiencia sino porque alumbró una generación que, aunque incapaz de memorizar muchas cosas, era capaz de encontrar respuestas en cuestión de segundos aplicando una lógica diferente para obtener resultados. Son los millennials y la industria de la organización de eventos cuenta con muchos de ellos, tanto como trabajadores como clientes; y acogerlos puede dar resultados positivos y sorprendentes. Una plétora de estudios recientes muestran que el talento y el desarrollo del mismo es el principal reto al que se enfrenta nuestra industria en la actualidad. El abanico de habilidades que se requieren es cada vez mayor, de la misma manera que cada vez se espera más de un organizador de eventos.

Events by tlc siempre ha considerado el talento como un valor fundamental para el negocio y, por eso, tener la oportunidad de crear un espacio óptimo en el que aunar ideas, enseñar y que sirva de inspiración parecía el siguiente gran paso que había que tomar. La empresa cuenta con dos sedes de operaciones diferenciadas: una en São Paulo (donde nos reconocieron como la mejor pyme para trabajar) y otra en Lisboa (la oficina central del grupo). El espacio era clave y cuando mudarnos de oficina era ya una prioridad absoluta, decidimos cambiarnos a un espacio dinámico. ¿Pero esto qué significa?

No se trata solo del diseño del espacio, sino que implica un enfoque diferente de trabajo, de las estructuras, de la tecnología, de la comunicación y de los procesos y procedimientos. Hacer algo por cuenta propia sin contar con los demás no funciona; hay que hacerlo en equipo y de manera comprometida para optimizar el potencial de las personas y del negocio.

Nuestro equipo de Lisboa se mudó a finales del año pasado a una oficina nueva con espacio interior y exterior y aprendimos de esta experiencia. Cuando pusimos en marcha la oficina en Madrid introdujimos también una herramienta de comunicación interna, Facebook Workplace, con la intención de agrupar en una sola plataforma a todos nuestros trabajadores, distribuidos en siete oficinas, en cuatro países, en dos continentes diferentes y con una diferencia horaria de entre dos y cinco horas, en función de la época del año. La principal ventaja es que todos los mensajes (ya sean escritos, vídeos o archivos de audio) quedan almacenados en esta plataforma común, que sirve como herramienta única de auditoría y aporta eficiencia.

También supuso una racionalización de nuestra infraestructura informática que soporta nuevas aplicaciones y procesos y procedimientos de trabajo. Ya no almacenamos archivos físicos (salvo los indispensables por motivos legales y financieros) y no utilizamos los escritorios individuales tradicionales. Ahora lo que importa son las personas, no los escritorios. Así, en función de las necesidades del día a día, los miembros del equipo trabajan juntos, física o virtualmente, en equipo. Este ambiente nos permite crear unidades de trabajo en la que centrar los esfuerzos, ayudándonos los unos a los otros, igual que en una molécula. Esto nos permite aportar relevancia a los clientes y sus proyectos.

El foco ahora está en crear Case Labs, unidades de trabajo dentro de los espacios dinámicos en los que nuestros trabajadores puedan desarrollar su espíritu emprendedor. Así es la mentalidad de los millennials: inquisitivos y con ideas relevantes para su entorno más inmediato pero con impacto en el mundo global. Los espacios dinámicos son también el lugar idóneo para crear una idea constante de movimiento, ya que a esta generación no le gusta lo estático y muchas oficinas lo son.

La creación de espacios que inspiren, motiven y comprometan es solo una de las pieza del puzzle: un buen liderazgo y apoyo son igualmente importantes aunque conlleven asumir riesgos durante la evolución de los trabajadores. Nosotros estamos convencidos de que los beneficios de invertir en la gente y los espacios superan con creces los posibles riesgos.