Las empresas pueden reducir un 15% sus gastos de viajes siguiendo las normas

Las empresas pueden reducir su sobregasto en viajes hasta un 15% haciendo obligatorio el cumplimiento de las políticas de viajes corporativas existentes, según un estudio reciente de la división de consultoría de Carlson Wagonlit Travel (CWT), CWT Solutions Group.

El último libro blanco publicado (Gestión del comportamiento: una nueva forma de reflexionar sobre un viejo problema) se enfoca en los retos de hacer cumplir la política de viajes y en cómo influenciar el comportamiento de los viajeros. Animar a los viajeros a que cumplan con la política de viajes de empresa puede marcar una gran diferencia. El estudio está enfocado en dar mayor visibilidad a los datos de viajes e incrementar la responsabilidad de los viajeros con el objetivo de hacer que los viajeros de negocios respeten los parámetros de la política de viajes corporativa.

Katie Raddatz, principal responsable de CWT Solutions Group Américas, ha comentado que "los departamentos de viajes dedican mucho tiempo y recursos a conseguir las mejores ofertas corporativas para mantener los costes bajos pero a menudo los viajeros piensan que la política no es aplicable en su caso o simplemente desconocen dicha política. Hacer cumplir la política de forma efectiva es normalmente uno de los aspectos más duros de la gestión de viajes pero es también un área en la que los ahorros perdidos son significativos".

CWT Solutions Group ha desarrollado un sistema para fomentar el compromiso de los viajeros llamado Traveler 360 (T360) que explora cómo llegar a los viajeros y formarles para incrementar el cumplimiento de la política y recapturar los ahorros perdidos significativos. Este acercamiento dirigido proporciona las herramientas para que los profesionales que no pertenecen al sector de los viajes puedan gestionar de forma activa el comportamiento de los viajeros.

Cuatro etapas del T360

El sistema se desarrolla en cuatro etapas. La primera de ellas es Analizar: empezar con un análisis de los ahorros potenciales y de los distintos segmentos de viajeros para descubrir incidencias relacionadas con la falta de cumplimiento. La segunda es Educar: se crean tarjetas de puntos para los viajeros para formar a los públicos de interés mediante la utilización de unos términos y un lenguaje familiares. El formato de las mismas permite una ejecución inmediata. La tercera es Comprometer: las tarjetas de puntos de los viajeros, que contienen informes individuales, se envían directamente a los viajeros. La clara información contenida en los informes hace que sea más fácil para los gerentes hablar con los empleados acerca de su comportamiento de reserva. Y la cuerta es Competir: crear un programa basado en las técnicas de juego para los viajeros promueve el comportamiento positivo por parte de los viajeros al introducir elementos motivadores y lúdicos que proporcionan incentivos a los viajeros para cumplir con la política.

"La presión para reducir los costes llega de todas partes. Garantizar que la gente cumpla las normativas es una forma sencilla de recortar el gasto", ha añadido Raddatz. "Queremos asegurarnos de que estamos incrementando el cumplimiento al máximo. Si se hace de forma adecuada, puede verse el porcentaje de ahorros perdidos casi de forma inmediata", ha subrayado.