CWT Solutions Group, la división de consultoría de Carlson Wagonlit Travel, ha elaborado una guía para que las empresas puedan obtener una mejora de la visibilidad del gasto total en reuniones para poder desarrollar una estrategia de gestión de eventos y aumentar su eficiencia y productividad.
CWT Solutions Group asegura que "utilizar un experto en gestión estratégica de reuniones en lugar de un equipo interno para analizar los gastos, necesidades y grupos de interés puede ahorrarle entre seis y nueve meses". Asimismo, afirma que "sin apoyo el 80% de las estrategias de gestión estratégica de reuniones no obtienen los resultados deseados".
Con estas afirmaciones, la división de consultoría de CWT ha expuesto una serie de consejos a las empresas para que puedan elaborar una estrategia de gestión de reuniones. En primer lugar, que inviertan tiempo en explorar las distintas fuentes de datos (tarjetas de crédito, órdenes de compra...) para identificar el gasto en reuniones; que mapeen todas las oficinas centrales y espacios y soliciten sus datos a los proveedores; que analicen sus gastos para encontrar áreas de oportunidades y ahorros; que mantengan reuniones con directivos para obtener su consentimiento; que dediquen tiempo a identificar e involucrar a sus grupos de interés internos; que descubran qué necesitan sus grupos de interés y los impliquen en la creación de su estrategia; y, finalmente, que determinen cuál es la mejor estrategia para satisfacer las necesidades de todos.
Construcción de una estrategia de éxito
Con estos pasos, CWT Solutions Group pretende que las empresas construyan una base sólida sobre la que construir su estrategia de gestión de reuniones con la que reducir el riesgo de no lograr los objetivos; obtener mayores descuentos de los hoteles y ganar poder de negociación; aumentar su eficiencia y productividad operativa; cumplir con sus proveedores preferentes, lo que implica ahorrar; y demostrar su sólido liderazgo a la hora de decidir dónde se celebran las reuniones.