El presidente de la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC), Geoff Donaghy, destaca en un artículo de opinión la importancia de que los recintos congresuales y los organizadores de eventos colaboren conjuntamente para ofrecer lo que los clientes y el mercado actual demanda en estos momentos.
«Los recintos congresuales están emergiendo tras los desafíos generado por la reciente crisis económica mundial con algunas nuevas lecciones que son valiosas en las operaciones comerciales. Nada es más importante que exista una buena relación entre las instalaciones y los organizadores, ya que necesitan trabajar juntos con una mayor eficacia con el fin de maximizar la experiencia global del delegado en un momento en que todo el mundo necesita una nueva justificación para participar en los eventos de negocios. A través de estas líneas intentaré responder a la pregunta de cómo estos dos grupos —centros de convenciones y organizadores— pueden colaborar de manera más efectiva en las áreas que son más importantes.
¿Cuál es la fuerza que impulsa la necesidad de colaboración centro-cliente?
La rápida evolución de los contenidos y formatos de eventos, provocada por factores como las tecnologías disponibles, las cambiantes necesidades de los delegados, los cambios en los requisitos del programa y un compromiso cada vez mayor por los participantes en la formación de la estructura de evento en sí.
Estos cambios pueden requerir una importante inversión de esfuerzo por parte de todos los interesados —a menudo con poco tiempo para hacerlo—, pero hay mucho en juego para todos. Los organizadores saben la importancia de responder a las cambiantes necesidades de los delegados para que puedan mantener su asistencia, y esas necesidades están cambiando todos los días. Muchas de las funciones que se consideraban lujos, incluso hasta hace un año —como los programas de sostenibilidad o conectividad— son ahora simplemente necesidades, mientras que otros, como los medios de comunicación y las tecnologías remotas, se están moviendo rápidamente en esa dirección. Y todo esto llega en un momento en que las finanzas del mundo de los eventos aún están mermadas por los años de recesión económica mundial.
¿Cómo están respondiendo los centros?
Los recintos tienen algunos desafíos únicos; por ejemplo, es mucho más fácil cambiar un programa en el papel de lo que es volver a configurar un edificio que puede haber sido diseñado y construido para satisfacer unas condiciones diferentes a las actuales. Además, muchos de los nuevos servicios que ahora se demandan son costosos ofrecerlos, y los organizadores no siempre están dispuestos a pagar los gastos extras que conllevan. Sin embargo, el producto central —el evento— es en sí mismo está en constante evolución, y ello crea la necesidad de revisar cómo se pueden apoyar y dar respuestas a las nuevas necesidades de los eventos.
¿Qué pasa con el organizador?
Creo que hay dos factores para el éxito en este sentido: el primero es la creatividad y el segundo es la transparencia.
En cuanto a la creatividad, la necesidad es anticiparse a las nuevas demandas del programa con la mayor antelación posible. Esto significa un diálogo permanente entre el organizador y el centro durante el período comprendido entre la reserva y la celebración del evento, con el fin de sacar el máximo provecho de los nuevos servicios y opciones de programas que se puedan desarrollar. A menudo es posible hacer frente a las nuevas exigencias con un coste rentable a través de los programas ya existentes en las sedes. Así, configuraciones de sostenibilidad o espaciales y soluciones creativas se pueden ofrecer fácilmente si hay una información anticipada que le permita a la sede encontrar estos aspectos entre las opciones disponibles.
En cuanto a la transparencia, de nuevo la colaboración y relación constante entre organizadores y centros, hablando sobre las necesidades, opciones y soluciones, es importante para que no haya sorpresas en ninguno de los dos lados.
¿Por qué hacer todo esto?
Al final, sólo hay una cosa que realmente importa para ambas partes, y que consiste en garantizar que el delegado tenga la mejor experiencia posible y se genere la sensación de que el evento ha conseguido un buen retorno de su inversión en tiempo y dinero. Así que tiene sentido que, más que nunca, los centros y organizadores colaboren en la forma de ofrecer y generar una experiencia tan poderosa y rentable como sea posible».