IFEMA MADRID ha analizado cuáles son las actuaciones y elementos esenciales para que un evento resulte lo más sostenible posible, teniendo en cuenta su impacto en los asistentes y entorno. Para ello, Santiago Quiroga y Joana Gutiérrez repasan una serie de consejos esenciales a la hora de su organización.
Los autores destacan que la clave está en detectar los posibles impactos negativos que pueda causar el evento para tratar de minimizarlos, al tiempo que se maximizan las aportaciones positivas. No obstante, por aquello de no comenzar la casa por el tejado, aunque resulta importante la elección adecuada de una sede con un buen plan de sostenibilidad, el eficiente compromiso sostenible parte del diseño. De ese modo, se podrá construir y consolidar desde el inicio del proceso un ecosistema sostenible que involucre a todos los proveedores y colaboradores.
Para comenzar la casa por los cimientos y no por el tejado, se ha de elegir una sede que posea un compromiso sólido con el desarrollo sostenible, disponiendo así, entre otros, de planes de responsabilidad social corporativa, planes de voluntariado o similares publicados y actualizados.
En esta materia, contar con certificados o estándares internacionales relacionados con la gestión de la sostenibilidad (ISO 20121, ISO 14001, ISO 50001, EMAS, ISO 22320, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001,etc), verificados por una tercera parte independiente, será el mejor modo de constatar dicho requerimiento.
Por medio de esas normas independientes se garantizará una gestión eficiente ambiental y energética. Así se asegurará el cumplimiento legal y la implantación de las mejores técnicas disponibles. Por ejemplo, el suministro de moqueta reciclable, control de temperatura, medidas de ahorro de agua y papel, gestión eficiente de residuos y el empleo de energías renovables (como placas solares o geotermia), resultará crucial.
Antes de tomar la decisión respecto a la sede que acogerá el evento, se ha de recabar toda esa información. Asimismo, se puede consultar a los responsables por sus logros en materia de sostenibilidad. Respuestas sobre la gestión integral de los residuos, reducción de emisiones CO2, medición huella de carbono de sus instalaciones, donaciones efectuadas u horas de voluntariado, deberán ser claras y detalladas. De lo contrario, puede que no sean tan sostenibles como quieren aparentar.
Al respecto, destacar que IFEMA MADRID desde el año 2019 está certificada con las normas ISO 9001, 14001, 20121, 22320 y 50001. Además, dispone de un plan de responsabilidad social corporativo actualizado, que se encuentra a disposición de aquellos interesados en consultarlo en su página web, así como de un plan de voluntariado corporativo publicado en su intranet, iniciativas que se han traducido en la consecución de diversos hitos en materia de sostenibilidad.
Un evento sostenible es una experiencia ejemplar para la ciudadanía y para otras entidades organizadoras de eventos. De hecho, puede invitar a la reflexión y al cambio de hábitos. Puesto que los resultados de un evento o feria sostenible en materia de reciclaje, reducción y compensación de emisiones, ‘paper cero’… se hacen visibles, genera un aprendizaje indirecto y mayor concienciación acerca de cómo cuidar el medio que nos rodea.
No obstante, la responsabilidad no se limita a la implementación de acciones directas como organizador, sino que se ha de forjar un ecosistema sostenible, implicando en los esfuerzos a proveedores y colaboradores, siempre que sea posible, de procedencia local, para fomentar la economía del área próxima al lugar de celebración del evento.
Tener en cuenta la sostenibilidad desde la fase de diseño del evento o pre-evento es básico. Y no solo asegura una correcta proyección en el resto de etapas del evento, sino que, además, si se evitar dejarlo para el final, se podrán identificar los aspectos en los que se han de poner más esfuerzos según el tipo de evento o feria que se organice. Por ejemplo, en una feria internacional llegarán muchos visitantes extranjeros, por lo que será clave actuar en movilidad sostenible. Por el contrario, dejar la arquitectura de la estrategia para el final, algo bastante habitual.
Un promedio del 20% - 50% de los alimentos del catering acaba en la basura. Ante estos datos, urge el uso de una cocina responsable. Así, en los buffets, el mayor punto de desperdicio habitual, se primará la calidad frente a una gran cantidad de alimentos. Y cuando los excedentes alimentarios sean inevitables, se les puede dar salida entregándolos a bancos de alimentos, fundaciones o apps como ‘Too Good To Go’. Conocer las posibles alergias, intolerancias alimentarias, así como parámetros religiosos y sociales de los asistentes, reducirá considerablemente la cantidad de comida desperdiciada.
Debido a la elaboración con materiales contaminantes como el plástico, objetos desechables como pajitas, cubiertos o envases, se pueden reemplazar por una vajilla de cristal o productos desechables biodegradables, respetuosos con el medio ambiente. También se pueden emplear mantelerías y servilletas reutilizables. Respecto a los alimentos, se seleccionarán aquellos de temporada y proximidad (km 0).
Consumo de materiales, menos es más
En los eventos sostenibles se recomienda que las materias primas utilizadas en la construcción de stands, merchandising, embalajes o materiales gráficos estén avalados por certificaciones sostenibles (FSC, PEFC o similares) y/o estén compuestos de materiales reciclados.
No obstante, si es posible conviene reutilizar todos los materiales posibles provenientes de eventos anteriores o bien fabricados a partir de materiales reciclados y a ser posible por colectivos en riesgo de exclusión. Reducir el consumo de materiales supone consumir menos materias primas y, por tanto, ahorrar energía en su fabricación y en el tratamiento del residuo generado.
Ente los materiales más empleados para la producción ferial se encuentra la moqueta. Por ello, debe ser reciclable, lo que reducirá las emisiones de CO2 a la atmósfera y el consumo de agua durante su fabricación, acometiendo su reciclaje posterior. El eficiente cumplimiento de estos parámetros permitió a IFEMA MADRID en 2021, evitar desechar más de 50 toneladas de residuos de moqueta al vertedero, reciclándolos y transformándolos para otros usos. De ese modo, se redujeron más de 8 toneladas de emisiones de CO2 a la atmósfera, cifra que se prevé duplicar en 2022 y 2023.
¿Papel? Mejor soporte digital
Derivado del alto componente contaminante del papel, se recomienda la promoción del evento en soporte digital, campañas digitales en lugar de folletos y acreditaciones y entradas en digital. Pero si es imperativo imprimir papel, mejor que sea con certificado sostenible (como FSC, PEFC o similares) y/o reciclado y/o libre de cloro, usando tintas vegetales en lugar de tintas fluorescentes, metálicas o barnices. Para dotarles de un doble uso a los folletos, pueden diseñarse como marca páginas, calendario o cenicero.
Residuos
A la hora de reducir y reutilizar los materiales empleados, iniciativa que redunda en un ahorro de dinero y eficiencia y limpieza al generar menos residuos, hay que pensar en el desmontaje. No en vano, se trata de la etapa que genera la mayor cantidad de residuos. Para actuar con eficacia en este campo habrá que tener en cuenta en la fase de diseño lo siguiente:
- Stands o partes del stand con materiales más ligeros, que se puedan desmontar con facilidad y volver a usar.
- Impulsar la publicidad digital, minimizando las lonas/cartelería, o, de ser necesario su uso, que se puedan volver a utilizar.
- Imprimir el material de merchandising y de diseño gráfico imprescindible, o bien, no tirar el sobrante y volverlo a utilizar porque su contenido o tipo de material lo permite.
- Utilizar mobiliario (estanterías, mesas, sillas, baldas, etc.) o materiales de decoración (plantas naturales o artificiales, etc.) alquilados, que se devuelven durante la salida de mercancías y se reutilizan de nuevo por la empresa alquiladora.
- Elaborar un listado con aquellos otros materiales que, una vez usados, pierden cierta utilidad (lonas con los datos del evento, grandes plásticos cubre objetos, adornos, tarjetas identificativas, mobiliario) y ofrecerlos a colectivos u organizaciones benéficas que puedan reutilizarlos.
- Por último, según el tipo de evento, durante o al finalizar el mismo, también se puede organizar un mercado de segunda mano con los materiales que ya no sirven. Así se les dará una segunda vida a esos materiales y, de paso, se podrá recuperar parte de la inversión económica realizada.
Reciclaje y retirada de residuos
El paso siguiente consistirá en el reciclaje de los residuos cuya generación no se puede evitar durante las fases de montaje y desmontaje. El organizador de un evento deberá exigir a todos sus montadores que segreguen los residuos generados y que gestionen el cumplimento con la legislación vigente en materia de residuos y destinándolos a su reciclado.
Asimismo, la sede debe ofrecer un servicio de retirada segregada de los residuos (moqueta, madera, papel-cartón, plástico-envases, etc.), disponible para los organizadores de eventos y sus montadores, asegurándose de que, si los residuos generados por los montadores están correctamente separados, su destino sea el reciclado. En el supuesto de que los montadores no segreguen correctamente los residuos generados, serán objeto de sanción.
Puntos limpios, visibles y accesibles
Como paso previo a la colocación de puntos limpios que incluyan las 5 fracciones de residuos (papel-cartón, envases-plásticos, vidrio, orgánico y resto), se estudiarán los lugares estratégicos donde situar estos puntos de recogida selectiva en forma de papeleras (zonas donde se dispensen alimentos, mesas…), asegurándose que sean muy visibles y accesibles a las personas usuarias y a los equipos de limpieza.
Posteriormente, la sede se encargará de realizar el servicio de retirada de los residuos de estos puntos limpios, de manera que, si están bien segregados, los gestionen de manera separada y los destinen a su reciclado. En lugares abiertos donde esté permitido fumar, facilitar ceniceros para depositar las colillas.
IFEMA, compromiso (premiado) con la sostenibilidad
Derivado de su sólido compromiso con la reducción de generación de residuos y con el incremento en su porcentaje de reciclado, en los últimos 4 años IFEMA MADRID ha reducido su ratio de generación en más de un 50% e incrementado en más de un 60% su porcentaje de reciclado. Además, este año ha sido premiada por UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) por su proyecto, en colaboración con 3 ‘partners’ más (fabricante de moqueta, gestor de residuos y fabricante mobiliario), de economía circular de la moqueta.
Un evento masivo, como un congreso o una feria internacional, atrae a un gran número de personas, provocando un gran uso y concentración de vehículos que generan problemas de contaminación atmosférica y acústica y atascos, entre otros aspectos. Por ello, la menor presencia de coches y motos mejora la imagen del evento y aumenta la seguridad vial, reduciendo el ruido, el riesgo de accidentes al volante. Para reducir la presencia de vehículos es necesario facilitar el acceso a la sede a través de otros medios de transporte: a pie, en bicicleta, en autobús, en tren, en metro o bien en coche compartido.
La información sobre la existencia de líneas de metro, tren, tranvía y paradas de autobús cercanas a la sede del evento, así como los parkings para bicis, puede redundar en un menor empleo del transporte privado.
Asimismo se debe informar a los asistentes sobre las líneas de autobús conectadas con la sede del evento y premiar a las personas que escogen el transporte público o la bici, por ejemplo, regalándoles bebidas o camisetas, u ofreciendo descuentos. También será útil habilitar aplicaciones web que permitan a los asistentes compartir vehículo.
El cuidado de la generación de CO2 en eventos es una tarea urgentísima y, probablemente, el foco principal en el que centrar nuestros esfuerzos de sostenibilidad. Todo el resto se tiene que trabajar por las emisiones.
Por tercer año consecutivo, el Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico ha renovado a IFEMA MADRID la inscripción en el registro de huella de carbono, en los “alcances 1 y 2”, demostrando así la veracidad en el cálculo de la huella de carbono y en su reducción con respecto a años anteriores. Como hito de IFEMA MADRID en el último lustro, ha reducido un 78% su ratio de emisiones de CO2.
La huella de carbono calculada por el Ministerio incluye el impacto de los eventos celebrados en IFEMA MADRID, teniendo en cuenta aspectos como la emisión de gases, consumo de combustibles (gas natural, gasoil, gasolina, butano), el consumo de electricidad y las potenciales emisiones difusas de gas refrigerante.