La pandemia del coronavirus ha obligado a muchas empresas y asociaciones a celebrar sus eventos en formato online, una tendencia que, aunque ya se estaba utilizando en el Sector, se ha potenciado en esta época y seguirá utilizándose en combinación con los eventos presenciales, dando lugar también a eventos híbridos. Para facilitar su planificación, American Express Meetings & Events ha elaborado una guía con ocho puntos claves en el ciclo completo de la vida de un evento.
Antes de planificar el evento, la compañía aconseja pensar la mejor opción para conseguir el objetivo propuesto para organizar un evento. Así, habrá veces que la mejor opción es un evento presencial, otras un evento online y otras en formato híbrido. "Los objetivos, el presupuesto y el tiempo ayudan a determinar la elección más adecuada", afirman desde American Express Meetings & Events.
En cualquier caso, destaca que, "aunque la tecnología es una parte esencial" en la organización de un evento virtual o híbrido, "ciertamente no es la única. Es importante abordar cualquier evento virtual o híbrido de la misma manera que se haría con un evento presencial".
Ochos pasos a realizar
Así, el primer paso sería
diseñar, alcanzar y planificar la experiencia del evento alineándola con los objetivos, políticas y procesos de cumplimiento; el segundo,
realizar una evaluación de la tecnología a adquirir para determinar las soluciones necesarias para lograr los objetivos; el tercero,
crear una identidad y diseño para el evento en línea con la estrategia, que luego se puede replicar en todo el contenido de apoyo y comunicaciones; y el cuarto,
crear el registro de asistentes e invitaciones para controlar y maximizar la asistencia.
El quinto paso sería
preparar el contenido y al ponente o ponentes para evitar riesgos en la ejecución y desarrollo de la reunión o evento; el sexto,
gestionar la experiencia de los participantes para que el evento virtual, híbrido o multi-híbrido sea lo más provechoso, atractivo y personalizado posible; el séptimo,
organizar la producción y el apoyo tecnológico virtual de cara a prevenir y gestionar incidencias audiovisuales para que el equipo pueda centrarse en los objetivos del evento; y el octavo,
maximizar los resultados mediante el uso de datos para compartir el valor añadido de los eventos virtuales con las partes interesadas.