La primera recomendación es la definición de una política de gastos completa, que incluya, por ejemplo, aspectos como el kilometraje, la normas de los distintos gastos, el tratamiento de los tiques o los viajes internacionales. A continuación, en el marco de la simplicidad que tiene que seguir cualquier política, Captio pone el foco en las aprobaciones previa. Así, pedir estas aprobaciones puede "reducir enormemente" el exceder el gasto autorizado.
Los gastos deben guardar relación con la actividad empresarial y tienen que estar debidamente justificados
Un factor importante es establecer un plan de auditorías de gastos para identificar aquellos gastos que se consideran fraudulentos o no pertinentes. Entre las recomendaciones en este ámbito, la plataforma señala que los gastos deben guardar relación con la actividad empresarial, deben comunicarse sin demora, tienen que estar debidamente justificados y que los gastos pagados en exceso se tienen que devolver en un plazo oportuno. También destaca la necesidad de poner en marcha un programa de tarjetas bancarias corporativas. Con ello, los empleados tendrán mayor comodidad durante su viaje y se mejora en el control de costes.
La automatización de la gestión de gastos es clave para las empresas y viajeros. El proceso manual requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo de varios profesionales, con lo que su coste es mayor que en un proceso automático: 23,98 euros frente a 6,17 euros, respectivamente, según Captio. El proceso automático, por ejemplo, detecta gastos que no son conformes a la política de la empresa o, por otro lado, se pueden hacer gastos personales con una tarjeta corporativa que posteriormente se deducirán de las cantidades de reembolso.