Localización, accesibilidad y presupuesto, principales factores de elección de una ‘venue’ para eventos corporativos

La localización y la accesibilidad, por un lado, y el presupuesto, por otro, son los principales factores de decisión para la elección de una venue para eventos corporativos. Así lo refleja un estudio realizado por Iberian MICE Forums, que detalla, además, el proceso de búsqueda de espacios y la tipología de eventos que más se solicitan en estas sedes, entre otros aspectos.

Iberian MICE Forums hizo este estudio la semana pasada durante la presentación de VenuesConnect Forum, un encuentro que organiza en colaboración con la consultora OuiSellYou y que reunirá el 10 de marzo de 2020 en El Antiguo Convento de Boadilla del Monte (Madrid) a 140 organizadores de eventos y 70 espacios de toda España en citas one-to-one, sesiones formativas y motivacionales, y actividades de team building.

El estudio se realizó con los asistentes a esta presentación (más de 100 profesionales) a través de la plataforma Sparkup y dirigida por Jordi Nexus. Entre los criterios más importantes para la elección de una venue están la accesibilidad y localización (100%); el presupuesto (81%); la gestión de la solicitud (77%) en cuanto a rapidez, flexibilidad o personalización; y la singularidad (68%).

El 100% de los encuestados busca venues por recomendaciones de colegas y clientes

También se preguntó por los criterios de elección de un espacio si todos tuvieran el mismo precio. Aquí, la localización es el elemento más importante (100%); seguido de la atención al cliente (90%); la funcionalidad, flexibilidad y la relación calidad-precio (81%); y la singularidad (63%). Entre los criterios técnicos, la localización está en primer lugar (100%) la singularidad es segunda (70,3%) y, en tercera posición, las características del salón principal (51,8%).

En el proceso de búsqueda de espacios, el 100% de los encuestados utiliza recomendaciones de colegas y clientes, mientras que un 84% utiliza buscadores online (Google) y un 80% portales de búsqueda de espacios. Más lejos se sitúan otros medios como las visitas de inspección (65%), las ferias (61%) o las visitas de representantes comerciales (50%). En cualquier caso, solo el 23% se decanta por hacer una reserva de una venue basada únicamente en la búsqueda online.

Tipología de eventos

En cuanto a los eventos que más se organizan en espacios singulares, los profesionales encuestados señalan, en primer lugar, las cenas de gala y las fiestas nocturnas (71%), seguido de las reuniones y almuerzos de trabajo (50%) y los lanzamientos de producto (50%). La duración de estos eventos suele ser de medio día (67%) o de un día entero (52%). El estudio también diferencia sobre venues urbanos y no urbanos. En cuanto a los urbanos, los eventos más habituales son las reuniones y almuerzos de trabajo (85%) y las cenas de gala y fiestas nocturnas (63%); mientras que en los no urbanos son las actividades de incentivos y de team building las más mayoritarias (79%) y las cenas de gala y fiestas nocturnas en segundo lugar (50%).

Por último, sobre la relación entre los organizadores de eventos y los representantes de espacios, el 100% de los encuestados prefiere comunicarse mediante un e-mail directo. Para los organizadores, en segundo lugar estaría las ferias del Sector (48%) y, por último, las visitas comerciales (44,4%); sin embargos, los venues prefieren, en segundo lugar, las visitas comerciales (69,56%) y, por último, las llamadas comerciales (47,82%).