La clave del éxito de los eventos está en diseñar experiencias transformadoras

El evento se ha posicionado como la herramienta estratégica de comunicación y comercialización más potente, efectiva e influyente dentro de las compañías, según afirma The Creative Dots en su informe de tendencias 2019 'Human centric events industry', que destaca que las empresas cada vez son más conscientes de que ya no basta con planificar eventos, sino que hay que crear experiencias únicas, memorables y que aporten un valor diferencial. En este sentido, según la compañía de Ángeles Moreno, la clave del éxito está en diseñar experiencias transformadoras.

Los proveedores y organizadores de eventos tienen que situar al asistente en el centro de la estrategia de experiencia, diseñando experiencias personalizadas y creando una historia en la que las personas sean el punto central. Por ello, será clave diseñar la experiencia implicando al asistente en todo el proceso de creación de contenido poniendo el foco en aumentar la participación del asistente, su interacción con la marca y el resto de público objetivo; y en generar contenido de valor que abarque las cuatro áreas de aprendizaje (conocimiento, herramientas, personas y habilidades). Todo ello en espacios poco ortodoxos que fomenten conexiones humanas.

The Creative Dots destaca especialmente el nuevo público existente, la generación millennial, un público que valora especialmente las experiencias excepcionales, "quieren más que un efecto wow", una personalización de principio a fin y que vaya más allá del evento presencial. Además, es un público digital y cuyo canal de comunicación principal son las redes sociales.

"Es imprescindible jugar con el diseño de los espacios para crear experiencias ad hoc"

Otro de los aspectos que garantizará una experiencia excepcional es el lugar del evento. Localizaciones originales, tematizaciones de los espacios y decoración muy singular son clave para aumentar la experiencia positiva del asistente. El informe resalta que "es imprescindible jugar con el diseño de los espacios para crear experiencias ad hoc". Así, recomienda disponer de elementos que faciliten la creatividad y el intercambio de conocimiento entre los asistentes, contar con un diseño flexible y versátil para adaptarse a las necesidades de las diferentes reuniones y eventos, tener servicios tecnológicos de última generación que favorezcan reuniones más interactivas y mejoran la experiencia del usuario, y disponer de espacios diseñados para facilitar el networking entre los asistentes, además de algunas zonas para el descanso.

La tecnología en todos los ámbitos del eventos también es otro de los elementos imprescindibles, tanto para los organizadores como para los asistentes. "La tecnología facilita el networking, mayor interacción y mayor engagement por parte del asistente, e impulsa una comunicación más efectiva. Además, permite la captación de datos para su interpretación con el objetivo de mejorar edición a edición", según The Creative Dots. Asimismo, asegura que "la inteligencia artificial, el uso de apps, la realidad virtual, los drones o el reconocimiento facial han llegado para quedarse en la creación de la historia del evento".

Diseño de los eventos

Para The Creative Dots, el objetivo de los organizadores es convertir los eventos en una herramienta estratégica que ayude a las compañías a conseguir sus objetivos empresariales. Para ello, es importante diseñar, definir, estructurar y planificar acorde a un plan estratégico y a unos objetivos y que todo ello se pueda medir. "Las reuniones estratégicas basadas en objetivos definidos que priorizan la experiencia de los asistentes y adoptan la tecnología continuarán elevando las reuniones como una herramienta de negocios", destaca el informe de la compañía de Ángeles Moreno.

Por otro lado, la sostenibilidad es una obligación en el Sector. "Reciclar, reducir y reutilizar son los tips que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar y organizar eventos y reuniones", según se refleja en el documento. Por un lado, la sostenibilidad permite controlar y reducir el consumo de recursos, y por otro, ha de ser capaz de dejar un legado positivo tanto desde el punto de vista social como el económico. "De esta manera, se diseñan eventos más eficientes, rentables y competitivos", concluye The Creative Dots.