En primer lugar, en la publicación se hace una reflexión sobre el impacto económico de los eventos, su impacto social y, por último, su impacto ambiental. "Existen numerosos indicadores y elementos de medición que pueden ayudarnos en la puesta en marcha de un proyecto de eventos sostenibles. En todo caso, nuestros primeros pasos quizás puedan ir encaminados a añadir sostenibilidad a lo que hacemos, más que certificar procedimientos. Se trata básicamente de un problema de actitudes. Dando visibilidad a nuestro compromiso y responsabilidad conseguiremos que la sostenibilidad sea vista como algo natural en el sector de organización de reuniones, congresos, incentivos, etc. Dado este paso, podremos ponernos como meta la consecución de eventos totalmente sostenibles", señala GEBTA en la publicación.
La organización de eventos sostenibles, según GEBTA, supone "importantes beneficios" para las empresas y las organizaciones, entre otros, el ahorro de costes; el acceso privilegiado a nuevos mercados y nuevos clientes sensibilizados con temas medioambientales; supone un elemento diferenciador y de posicionamiento; actúa positivamente en la gestión de la reputación corporativa; las aportaciones en este sentido suponen una contribución real a nuevos modelos productivos y de gestión, de base ética y comprometidos en legar a las futuras generaciones un presente que no hipoteca su futuro; y supone un posicionamiento de la empresa a favor de las personas y muy especialmente de aquéllas que precisan mayor protección.
Para ello, GEBTA España expone alguna directrices a tener en cuenta a la hora de organizar un evento sostenible, sobre todo, en cuanto a la selección de la sede, fecha y horario de celebración; la organización del programa; la logística y gestiones administrativas; la selección de alojamientos; la organización de catering y servicios de restauración; la documentación y cartelería; las actividades de comunicación; y la evaluación final.
Organizar un evento sostenible
En cuanto a la primera de las directrices, entre otros consejos, se ha de privilegiar la elección de sedes que faciliten el acceso a pie, en transporte público y, si no fuera posible, prever transporte colectivo; sedes que faciliten íntegramente la accesibilidad a personas con discapacidades; sedes con certificaciones ambientales u otros estándares de gestión ambiental o sostenibilidad; o edificios alimentados con energías renovables para la producción de agua caliente sanitaria o energía eléctrica.
Respecto a la organización del programa, logística y gestiones administrativas, ofrecer a los asistentes información sobre los medios de transporte de la ciudad y su uso para los traslados del evento; facilitar en eventos el traslado en vehículos ecológicos; promocionar eventos sin papel, desde las informaciones e inscripciones por correo electrónico, hasta la elección de proveedores que faciliten factura electrónica; primar empresas que apliquen criterios de sostenibilidad en la selección de proveedores y servicios; y para la contratación de personal de apoyo en la organización del evento valorar empresas que empleen a colectivos con riesgos de exclusión social, centros especiales de empleo, etc.
Para el alojamiento de los delegados, seleccionar hoteles accesibles por transporte público o con buena comunicación con otros medios de transporte; valorar que ofrezcan facilidades para transportes alternativos (puntos de recarga para vehículos eléctricos y aparcamiento para bicicletas…) y su cercanía con otros centros donde tendrá lugar el evento; alojamientos con criterios de accesibilidad para personas con discapacidades; con certificaciones de gestión ambiental y/o sostenibilidad, que apliquen políticas de gestión de residuos y de uso eficiente del agua y energía; y valorar que dispongan de salas con luz natural para minimizar impactos en este sentido.
Otras directrices ‘sostenibles’
Para la organización del catering o servicios de restauración, primar empresas de restauración que trabajen con producto propio o seleccionen productos de la región; seleccionar para la restauración productos de temporada; primar la selección de productos procedentes de comercio justo; ajustar el consumo de agua como bebida; valorar para la decoración en los eventos el uso de elementos reutilizables; seleccionar empresas que tengan una política de separación selectiva de residuos durante el evento; y todos los elementos del servicio serán lavables y en su defecto degradables.
Sobre la documentación y cartelería, primar la documentación en formatos y soportes electrónicos; minimizar la cartelería tradicional y sustituirla por proyecciones; siempre que no sea posible usar formatos digitales, hacer uso de papel reciclado o en su defecto certificado; los regalos a participantes servirán para fomentar las mismas prácticas de sostenibilidad que promueve el evento; y evitar elementos tintados o impresos como camisetas con logos o similares y tratar de buscar en caso de soportes textiles, materiales naturales.
Respecto a las actividades de comunicación, con el objetivo de normalizar en el Sector y en la sociedad la sostenibilidad, hay que trabajar con efectos mostrativos. Es conveniente contar con una política muy clara en este sentido que cubra a todos los participantes en el evento, considerando también proveedores, invitados, comunidad local y la sociedad en general, informada a través de prensa y otros medios.
Y por último, una vez finalizado el evento hay que prestar una atención muy especial a la fase de desmontaje pues pueden producirse relajaciones en lo referente a la gestión de residuos especialmente. Tras el desmontaje llegará el momento del análisis y evaluación. Una pequeña memoria final puede servir como instrumento de trabajo y mejora en futuras ediciones. Así, entre otras tareas, se ha de realizar un cálculo de emisiones reales del evento, la reutilización de materiales, la gestión de residuos del desmontaje, el seguimiento de los medios de transporte utilizados, la publicación de las presentaciones y ponencias por medios electrónicos, y un informe de autoevaluación de las medidas de sostenibilidad puestas en valor.
