"Más allá del cansancio, que sin duda provocan debido al alto número de ellas, creo que el poso de la reunión en formato virtual dista mucho del presencial", afirma el presidente de OPC Madrid, David Abreu. "Desde la fase preparatoria por parte del asistente que tiene una menor implicación, hasta la duración de la misma, que necesariamente es inferior a las presenciales por el propio tiempo que se dedica, pasando por los casi inapreciables, pero existentes, y que nuestro cerebro procesa, retrasos en la comunicación oral e incluso en la escasa comunicación no verbal por las obvias barreras existentes, hacen que las reuniones por videoconferencia, pese a que tienen la parte positiva de que en ocasiones sea la única manera posible de reunirse, además de la reunión telefónica, no pueden equipararse a la reunión presencial ya sea de carácter formativo, comercial o privado", añade.
Una de las limitaciones de las reuniones virtuales es la capacidad de mantener la concentración
Por su parte, el director general de GEBTA España, Marcel Forns, señala que "durante estos meses de confinamiento, la mayor parte de las empresas hemos abusado de las reuniones virtuales, que hemos utilizado para todo, con independencia de los objetivos perseguidos y de la idoneidad del medio para cada propósito en cuestión, porque no había otro remedio. En términos generales, este abuso ha generado una cierta saturación y ha puesto en evidencia las limitaciones que tienen las videconferencias".
Forns destaca algunas de las ventajas de las reuniones virtuales, como "que tienen un menor coste y suponen un ahorro de tiempo respecto de las reuniones cara a cara. La clave está en saber cuándo debemos recurrir a una reunión presencial y cuándo la podemos substituir por una virtual, porque no sirven exactamente para lo mismo y por consiguiente no siempre tienen los mismos efectos". Pero también indica algunas limitaciones, como su duración. "La capacidad de mantener la concentración, por ejemplo, no es equivalente, por eso, por regla general, se recomienda que las reuniones virtuales sean breves, porque de lo contrario, es muy fácil distraerse", agrega el director general de GEBTA España.
Boom de eventos ‘online’
Muchas empresas tradicionales de organización de eventos se han adentrado plenamente en la organización de eventos online facilitando herramientas específicas, como Viajes El Corte Inglés, Globalia Meetings & Events, IAG7 Viajes o atlanta events & corporate travel consultants. También, las grandes tecnológicas han mejorado sus sistemas para poder celebrar reuniones de manera telemática, como Microsoft (Microsoft Teams) o Google (Google Meet), con el objetivo de ofrecer herramientas que ayuden al trabajo diario de las empresas y, también, que sean más atractivas para los usuarios.
Para la organización de una reunión o evento virtual o híbrido es necesaria una planificación específica
Una empresa específica de organización de eventos online, como EventsCase, también ha facilitado la posibilidad de celebrar reuniones a través de su plataforma, pero reconoce que, en general, el desarrollo de eventos online durante estos meses ha tenido muchos errores. "Hasta ahora no se ha pensado en formatos específicos para eventos online y lo que se ha intentado es replicar los eventos físicos", afirma el CEO de EventsCase, Jose Bort. "Creemos que no se han tenido en cuenta que los contenidos deben ser más ágiles y los ponentes menos eruditos y más comunicadores. El moderador de eventos virtuales e híbridos es quien marcará el ritmo del evento y quien debe tener la flexibilidad necesaria para hacer frente a potenciales problemas, ya sean técnicos o de otra índole", destaca Bort, quien añade, por otro lado, que "las herramientas de participación online deben perfilarse para que tengan sentido y que no solo sea una consecución de encuestas y concursos. Es importante echar mano de herramientas de gamificación relacionadas con el contenido del evento y personalizadas con el branding y la marca corporativa".
En definitiva, la opinión de los expertos es que para la organización de una reunión o evento virtual o híbrido es necesaria una planificación específica para este tipo de eventos. El director general adjunto de MCI Spain & Portugal, Rudolf Rannegger, destaca que "para llevar a cabo una transición de un evento presencial al virtual es necesaria una estrategia y un enfoque de pensamiento de diseño (Desing Thinking). Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de la neurociencia son clave y ayudarán a las empresas a conseguir el impacto que quieren en el evento virtual". "La clave es seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso", agrega Rannegger. En el mismo sentido, American Express Meetings & Events ha elaborado una guía en la que analiza los procesos de organización de un evento enfocado al mundo virtual y que tiene como objetivo mejorar la experiencia de los usuarios en las reuniones online.
