La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación corporativa están influyendo en cómo se planifican, ejecutan y evalúan los eventos. Por ello, Mice in the Cloud ha analizado los cambios y mejoras que la implantación de este tipo de procesos está produciendo en el Sector MICE.
Entre los beneficios que genera el uso de la tecnología en los eventos, Mice in the Cloud señala el seguimiento proactivo del cumplimiento de los códigos de conducta de las distintas industrias; la transparencia en la gestión y en los costes de un evento; la posibilidad del cálculo del ROI de los eventos; y el control de gestión y optimización del gasto.
Antes del evento
En la fase anterior del evento, en la que se requiere una planificación estratégica y otra logística, el estudio indica que existe una plataforma para la búsqueda de patrocinadores para la financiación de un evento, que se llama Sponsormyevent. Posteriormente, ya en la fase de planificación, el primer paso es la búsqueda de una sede, ya sea tradicional o singular. Existen plataformas para la búsqueda de sedes, como son Cvent, Elite Meetings, Lanyon, Eventoclick o la propia Mice in the Cloud.
Otro punto donde la tecnología puede aportar valor a los eventos es en la comunicación de los mismos, desde la simples páginas web de información de los eventos hasta otras plataformas que permiten el pago de las inscripciones, la promoción o el seguimiento en tiempo real de las confirmaciones. Algunas de estas aplicaciones son Eventbrite, Splash, Eventbee, Eventioz o Ticketea.
En esta fase de organización también es importante, según señala el estudio, tener en cuenta el uso del Wi-Fi, ya que en muchas sedes no existe la infraestructura necesaria para dar respuesta a toda la demanda de delegados. En este sentido, hay empresas que ofrecen routers inalámbricos que se pueden alquilar para un evento concreto, como es el caso de Wifimotion. Asimismo, el ofrecer dispositivos para la carga de móviles y tabletas también es importante. Empresas como Puntobilë ofrecen estaciones o quioscos de carga que se pueden alquilar.
Por último, hay que utilizar las redes sociales para comunicar y promocionar el evento, así como para dotarle de contenidos previos. Una vez en el evento también se pueden utilizar para interactuar con los ponentes y organizadores.
Durante el evento
En la actualidad la mayoría de los asistentes a eventos cuentan con al menos un dispositivo con conexión a Internet. Por esta razón, las aplicaciones móviles se están convirtiendo en algo habitual para los organizadores. La mayoría de estos desarrollos se han centrado en mejorar los procesos habituales que se realizaban de manera manual, como las agendas, los programas, las listas de asistentes o las notas del eventos. Las encuestas y las votaciones durante el evento también se realizan ahora a través de aplicaciones.
El uso de las redes sociales para interactuar en los eventos, como se ha comentado antes, es importante en esta fase; así como la utilización de aplicaciones para la gamificación o utilización de juegos como métodos de aprendizaje. También existen aplicaciones para conocer en todo momento la opinión de los asistentes y poder mejorar sus experiencia en el evento, así como poder recoger todos esos datos para calcular el ROI del evento. Algunas de estas aplicaciones son EventMobi o Myqaa.
Otro software interesante que presenta Mice in the Cloud es Meetingpulse, que permite programar, preparar y publicar las agendas de reuniones: planificar, administrar, tomar notas y almacenar todo el proceso del evento. Además, la tecnología BLE (Bluetooth Low Energy) y iBeacon, que permiten interactuar con los asistentes a un evento y permite además personalizar la información que se transmite.
Por otro lado, la organización de eventos híbridos está creciendo. Así, están apareciendo empresas que proporcionan servicios de streaming para emitir el evento a través de Internet en tiempo real o bajo demanda. Skype, GoToMeeting, Webex o LiveMeeting son algunas de ellas.
Después del evento
La fidelización de los asistentes, cumplir con el objetivo del evento y medir el ROI son objetivos de esta fase de los eventos. Las comunicaciones a posteriori, que deben ser cortas, y el uso de las redes sociales permiten obtener información de los asistentes, mantener contacto con ellos y fidelizarlos. También existen plataformas para seguir conectados con los asistentes, como Prezi, que permite realizar presentaciones, o Slideshare, para alojar presentaciones, infografías, audio y vídeos.
Para evaluar el resultado del evento, el estudio destaca el análisis de las redes sociales, y hay herramientas para su evaluación, como Topsy, que permite monitorizar tendencias en Twitter y obtener resultados que incluyen términos, enlaces, fotos, vídeos o tuits. Otra herramienta relacionada con Twitter es Twxplorer, que ayuda a conocer cómo interactúan los usuarios con los contenidos que se publican, por lo que se puede saber en tiempo real qué funciona y qué no.
Por último, las encuestas de satisfacción son otro de los elementos a tener en cuenta una vez finalizado el evento. En este sentido, Survey Monkey puede ayudar a conocer la opinión de los asistentes.
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