MeetingPackage y CWT Meetings & Events, la división de M&E de la empresa líder mundial en gestión de viajes, han lanzado ya su plataforma de reserva directa para pequeñas reuniones, llamada CWT easy meetings
La plataforma brindará a los organizadores de reuniones acceso a más de 250.000 salas de reuniones en hoteles (tanto de cadena como independientes), así como a lugares únicos y espacios para eventos en más de 130 países.
CWT, en asociación con MeetingPackage
La plataforma de reuniones fáciles de CWT, diseñada con tecnología MeetingPackage, proporciona una ventanilla única fácil para buscar y reservar lugares, junto con paquetes gastro, equipos audiovisuales y otros servicios. CWT, además, ya dio soluciones para la reanudación de viajes en la crisis pandémica del SARS-CoV-2.
La solución también brinda a los gerentes de viajes y reuniones una mayor visibilidad y control sobre su programa de reuniones pequeñas para que puedan administrar mejor los costos, el cumplimiento y la seguridad de los empleados.
Solución para el futuro de las reuniones y eventos
"Estamos encantados de ver el lanzamiento de reuniones fáciles de CWT a nivel mundial y emocionados por lo que significa para el futuro de M&E", dijo Joonas Ahola, director ejecutivo y fundador de MeetingPackage. "Podemos ver más que nunca en el entorno comercial actual que el tema de la automatización y digitalización de procesos realmente ha pasado a primer plano a medida que los lugares se dan cuenta de que los procesos manuales se han vuelto insostenibles. Por el lado del cliente, lo que hemos visto con CWT y sus clientes es que las empresas buscan una forma simple, transparente y eficiente de realizar reservas de M&E. Hemos trabajado con CWT y muchos de sus clientes en los últimos meses para concretar realmente lo que creemos que necesita la industria".
Preparada para el face to face
Chris Bowen, vicepresidente senior y director general de CWT Meetings & Events comentó sobre la asociación: "Antes de la pandemia, muchos de nuestros clientes gastaban hasta el 70% de su presupuesto de reuniones y eventos en pequeñas reuniones. A medida que crece el deseo de un compromiso real y se reanudan gradualmente las reuniones de negocios cara a cara, esperamos que esta cifra aumente debido a las restricciones en el tamaño de los grupos y los requisitos de distanciamiento seguro. Sin embargo, sorprendentemente, la mayoría de las organizaciones aún no tienen procesos o soluciones estandarizados para administrar pequeñas reuniones, como lo hacen para grandes eventos o viajes de negocios transitorios".
El proceso de búsqueda y reserva, más fácil
Bowen continuó: "Con las reuniones fáciles de CWT, estamos haciendo que el proceso de búsqueda y reserva sea simple y eficiente para los organizadores de reuniones, eliminando la necesidad de que ellos busquen manualmente lugares abiertos y disponibles. Al mismo tiempo, estamos ayudando a las empresas a consolidar información crucial sobre sus gastos y actividades en reuniones que permitirán un mejor control de costos y gestión de riesgos".
Versión estándar, gratis
La versión estándar de la plataforma, que es ideal para reuniones puntuales, es gratuita para cualquier organizador de reuniones y permite a los planificadores buscar, comparar y reservar reuniones al instante. Es accesible a nivel mundial a través de un sitio web que está habilitado para computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles, y está disponible en ocho idiomas.
Los pagos se pueden realizar con tarjeta de crédito, tarjeta virtual o tarjeta de alojamiento, y las reservas se pueden modificar o cancelar fácilmente a través de la plataforma.
Como parte de un exitoso piloto europeo para clientes, MeetingPackage ha trabajado junto con CWT Meetings and Events en los últimos meses para desarrollar una serie de mejoras, personalizaciones, características y marcas para que la plataforma se pueda adaptar a los requisitos específicos de la empresa tanto funcionalmente como de marca.
Las empresas también pueden cargar tarifas negociadas previamente y lugares únicos a los que pueden acceder exclusivamente sus empleados.
Los socios y lugares preferidos de los clientes se pueden resaltar dentro de la herramienta y hacer que aparezcan en la parte superior de los resultados de búsqueda. Los modos de pago también se pueden configurar para que los usuarios no tengan que ingresar esta información cada vez que reservan. En términos de informes e inteligencia empresarial, los paneles e informes personalizados brindan una visibilidad completa de las reservas realizadas por los empleados de la organización que utilizan la plataforma y brindan la capacidad de rastrear reservas, cancelaciones, volúmenes y gastos por proveedor, usuario o lugar de reunión.
Se estima que en 2019, se gastaron más de 100 mil millones de euros a nivel mundial en pequeñas reuniones de menos de cien delegados y la gran mayoría de estos eventos todavía se planifican y reservan fuera de línea. Joonas Ahola agregó: "Como vemos que CWT y las agencias de reuniones y eventos en general adoptan la reserva en línea para M&E, estamos seguros de que los lugares también se beneficiarán de un mayor volumen de transacciones y una relación mucho más saludable entre consultas y transacciones. Una vez que pase la actual crisis pandémica, esto mejorará enormemente nuestra industria".
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