La gestión de reuniones
La gestión de reuniones es la tarea global de planificar, celebrar y evaluar las reuniones. Consiste de las diferentes disciplinas y tareas necesarias para organizar una reunión exitosa, tales como la gestión de proyectos, la arquitectura de reuniones o la logística asistencial. La gestión de reuniones es llevada a cabo en algunos casos por una sola persona, que desempeña todas las distintas tareas (para reuniones pequeñas y sencillas), y en otros casos por un equipo de especialistas que desempeñan tareas específicas (para reuniones grandes o complejas).
El propietario de la reunión
Todas las reuniones implican a varios actores interesados, sean personas físicas u organizaciones, que buscan obtener valor de una reunión exitosa. Los actores interesados no siempre comparten los mismos objetivos, ya que a veces éstos son directamente conflictivos, por lo que la reunión está diseñada para llegar a un término medio entre las diferentes necesidades de dichos actores. Pero suele haber un actor principal que controla el presupuesto y tiene la última palabra en la toma de decisiones, al que denominamos el propietario de la reunión. Cuando se refiere a dicho propietario en el presente documento, se incluyen a todos los actores interesados y los compromisos a los que se llegan entre sí para conciliar sus diferentes necesidades.
Los objetivos de la reunión
El objetivo final de cualquier reunión es crear valor para los distintos actores interesados. En el caso de las reuniones de trabajo, el valor es normalmente un aumento en los ingresos netos por ventas o una reducción de costes, mejorando así la rentabilidad de la empresa. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, el valor final es su motivo de ser, lo que incluirían en su informe anual a la hora de describir un año exitoso. Para llegar al objetivo final, todas las reuniones incluyen metas subordinadas que abren camino hacia dicho objetivo, cuya consecución constituye la medida definitiva del éxito. Es imprescindible reconocer que el único mecanismo por el que las reuniones crean valor es a través de las acciones de los participantes, fijando metas detalladas por lo que se refiere a su conducta como resultado principal de la reunión.
La Arquitectura de Reuniones
La Arquitectura de Reuniones es la tarea de diseñar los contenidos y el formato de una reunión para conseguir de los participantes la conducta deseada. El Arquitecto de Reuniones no puede comenzar su labor hasta que no se hayan establecido unos objetivos conductuales claros, y es probable que una de sus contribuciones más importantes consista en ayudar a los propietarios de la reunión a definir una serie de objetivos adecuados para la misma. Luego, se sirve de una amplia gama de habilidades y herramientas, antes, durante y después de la reunión, a fin de proporcionar a los participantes información, oportunidades de networking y motivación, lo que influirá en su conducta como corresponde. El Arquitecto de Reuniones también necesita ser un experto en medir hasta qué punto los participantes han aprendido y asimilado la información, desarrollado relaciones vía networking y conseguido la motivación deseada. Asimismo, ha de ser capaz de medir hasta qué punto estas actividades hayan motivado la conducta de los participantes que los actores interesados desean y necesitan a fin de sacar el máximo valor de la reunión.
La gestión logística de las reuniones
La gestión logística de las reuniones es la labor de gestionar la logística asistencial de la forma más eficaz posible en función de los costes e incluye la inscripción, el transporte y el alojamiento. Los profesionales de la logística de las reuniones también se aseguran de que la asistencia de los participantes al lugar de celebración sea segura y sin contratiempos. A los profesionales de la logística de reuniones se les llaman a menudo organizadores de reuniones.
La gestión de proyectos
Cada reunión constituye un proyecto, que se define generalmente como una actividad finita diseñada para alcanzar una determinada serie de objetivos. El gestor de proyectos se asegura de que todos los objetivos necesarios están debidamente establecidos y que todas las tareas necesarias se realizan de acuerdo con el presupuesto y otros recursos disponibles. El gestor de proyectos tiene la responsabilidad global del control de calidad, de la gestión de riesgos y, al final, de la consecución de todos los objetivos de la reunión.
Traducción por Event Planner Spain.
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