El estudio sobre gestión del gasto indica que las empresas europeas "no aprovechan los importantes ahorros que pueden obtener en la planificación, reserva y gestión de sus viajes corporativos", teniendo en cuenta que "como media, emplean casi el 5% del importe de sus viajes de negocio a cubrir los gastos indirectos de gestión de los mismos". Esto significa, explica, que por cada 1.000 euros empleados en billetes aéreos, alojamiento, comidas y alquiler de vehículos, 46 euros se destinan a cubrir los costes administrativos.
De esta manera, el estudio sugiere la utilización de procedimientos más eficientes "que permitirán reducir estos costes en un 54% hasta 21 euros por cada 1.000 euros". Es así como recomienda, entre otras prácticas, "aplicar políticas de viajes y procesos de implantación bien definidos e informar sobre los mismos con regularidad, realizar un trabajo conjunto con los proveedores y aprovechar las capacidades para optimizar los procesos y conseguir los máximos beneficios, invertir en automatización y conseguir un alto porcentaje de uso de las herramientas y utilización del sistema, centralizar las actividades administrativas en un centro de servicios compartido y subcontratar las operaciones de administración que no sean esenciales".
Por su parte, el director de A.T. Kearney, Juan Lafont, explicó durante la presentación del informe, que "desde el anterior estudio realizado en 2003 las empresas han reducido los costes indirectos de gestión (sobre el volumen de gastos totales de viaje) desde el 5,6% al 4,6% actual". De todas maneras, los datos actuales insisten en que los costes administrativos pueden sumar hasta un 34% adicional al total de gastos en los viajes corporativos, a lo que Lafont agregó que ésto "indica que aún hay espacio para mejorar en este aspecto y para ello resulta crítico que todos los empleados conozcan y utilicen las herramientas de gestión para controlar los gastos".
Otros datos de interés
Según el estudio, las compañías analizadas dedican anualmente más de 2.600 millones de euros a viajes de empresa y gastos de representación, de los que cerca de 85 millones de euros se dedican a la administración de dichos gastos. En cuanto a los gastos directos, el 43% del presupuesto se dedica a los viajes aéreos, el 17% a alojamiento en hoteles, el 7% a comidas y el 6% a billetes de tren, mientras que el alquiler de vehículos sólo supone un 4% de los gastos.
Igualmente, explica que en cuanto a los costes indirectos, existen cuatro procesos fundamentales en la gestión de los viajes de negocio, que son la organización el viaje, el adelanto de dinero en efectivo, la facturación centralizada y la solicitud de reembolso de gastos y asegura que si las compañías optimizaran al máximo estos procesos, podrían obtener ahorros que van del 47% al 87%. "El uso de sistemas eficientes y la total automatización pueden conseguir un ahorro del 55% en la planificación del viaje, de un 70% en la reserva, un 53% en los anticipos de efectivo y un 47% en la solicitud de reembolso de gastos".
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