«Las empresas tienen el deber de proteger a sus viajeros cuando estos viajan en el marco de sus responsabilidades laborales», ha afirmado el director general de GEBTA España, Marcel Forns. Por esta razón, recomienda la implantación de una política de seguridad que «minimice riesgos, sea consistente con la política de RSC de la empresa y evite gastos innecesarios derivados de indemnizaciones, reclamaciones o sanciones».
El estudio de GEBTA, realizado en colaboración con las empresas Aon y Healix se fija en la transversalidad de los viajes de negocios, ya que es un área que afecta a la práctica totalidad de los departamentos de una empresa, aunque en los últimos años se ha derivado cada vez más a las áreas financieras y de compras, poniendo el foco en la reducción de costes, y también en el departamento de recursos humanos. En este sentido, el estudio detecta el desconocimiento que tienen estas áreas sobre los viajes de los empleados y la gestión de su seguridad. También refleja la falta de coordinación y comunicación entre todos ellos para tener una gestión eficiente de los viajes y la seguridad.
Entre otros puntos, se observa que el 61% de las empresas que tienen una política de seguridad no tiene un sistema de alertas actualizado para detectar problemas del empleado en el territorio que se encuentre o que únicamente el 41% contempla en su política de seguridad disposiciones sobre la repatriación de los viajeros y que el 54% de las empresas no dispone de planes de crisis o emergencia antes accidentes, secuestros o fallecimientos. También señala que el 39% no ofrece información previa al empleado o quienes sí lo realizan, lo hacen de manera parcial.
Normas claras de seguridad
GEBTA busca con este estudio realizado a más de 100 empresas de todos los tamaños y sectores que las compañías analicen las necesidades que tienen en materia de viajes y elaboren una política de seguridad acorde a ellas, es decir, una normas y protocolos de seguridad que estén en constante revisión y actualización.
GEBTA ha detectado en este estudio una serie de mejoras para las empresas, entre ellas, la necesidad de ampliar el conocimiento del alcance y consecuencias del deber de protección de los viajeros por parte del empleador, el aseguramiento de la trazabilidad de los viajeros vinculada con la creciente movilidad y complejidad de los viajes, la adaptación de los seguros, coberturas y niveles de asistencia aplicables en cada caso, a la casuística de cada organización o a la aplicación de normativas internacionales como consecuencia de los países de destino de los viajeros.
En la presentación del estudio han estado presentes, además de Marcel Forns, la directora del área de Viajes de Aon Risk Solutions, Katia Estace, y el director comercial de Corporativo de Healix Spain, Javier Ruz. Estace ha destacado que muchos viajeros viajan asegurados por la póliza de su tarjeta de crédito, «que suelen ser buenas, pero desconocen sus coberturas». Así, puede darse el caso que en caso de alguna determinada incidencia, el seguro de la tarjeta de crédito no lo cubra. En este sentido, Katia Estace ha recomendado la contratación de pólizas específicas en función de las necesidades de cada viaje. También, Javier Ruz ha aconsejado la contratación de una empresa de asistencia como acompañamiento a las pólizas de los seguros, ya que además de ofrece la propia asistencia en el destino, «da formación e información a los viajeros».
Áreas de mejora
GEBTA España, detectando las distintas áreas de mejora, ha elaborado 10 recomendaciones para las empresas. La primera de ellas es una mayor participación e intervención de los departamentos de recursos humanos, sobre todo, en cuanto a la elaboración de las políticas de viajes y la inclusión en estas de la seguridad de los viajeros.
La segunda es la incorporación a la política de viajes de un conjunto claro y escrito de normas y protocolos de seguridad y asistencia en viajes de los empleados en sus desplazamientos profesionales para su difusión y conocimiento entre los viajeros. La tercera es la revisión y actualización periódicas de este conjunto de normas de seguridad.
La cuerta es la elaboración de un mapa de riesgo actualizado y la implementación o contratación de un servicio de alertas capaz de generar información actualizada y solvente con el fin de identificar posibles incidencias y riesgos asociados a los viajes, y diseñar respuestas preventivas o de emergencia. La quinta es la puesta a disposición de información antes de iniciar el viaje sobre las características y circunstancias de seguridad del lugar al que se dirige el viajero.
La sexta es la implementación o puesta a disposición de un servicio 24 horas de atención a los viajeros con el objeto de tutelar y atender a los empleados en itinerancia. La séptima es la constitución de un gabinete de crisis que tenga un protocolo básico y unas pautas de actuación establecidas en caso de tener alguna incidencia.
La octava es la comunicación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los datos de los viajes y los viajeros. La novena es la revisión y adecuación de los seguros y coberturas asociados a los viajes. Y la décima es apoyarse en empresas y profesionales especializados en cada materia.
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