El informe también considera que el gasto en reuniones y eventos representa de media entre un 0,5% y un 1,5% de los ingresos de las empresas, en función del sector de actividad, o entre el 35% y el 60% del importe que gastan por separado en los viajes de empresa puntuales. "A pesar de la importancia del gasto, muchas empresas no cuentan con una estrategia o con las políticas o los procedimientos necesarios para optimizar su gasto y centrarse mejor en sus objetivos comerciales", asegura el estudio.
"Una gestión eficaz de la actividad de Meetings & Events (M&E) no sólo ofrece un ahorro de los costes", ha asegurado el vicepresidente corporativo de Marketing e Inteligencia Empresarial de CWT, Christophe Renard. "Las empresas con un buen programa de reuniones y eventos no pretenden conseguir el ahorro a cualquier precio. Buscan un rendimiento real de su inversión, sus decisiones se basan en objetivos comerciales y tratan de implicar a todos los departamentos de la organización".
Así, el documento identifica ocho pasos que las empresas pueden tomar para maximizar la gestión del área de Reuniones y Eventos, entre los que se encuentra analizar el gasto y establecer la organización adecuada, diseñar una estrategia y una política y crear un calendario anual de eventos y un presupuesto de reuniones y eventos. Además, se debe seleccionar y negociar con los proveedores, establecer un proceso de planificación formal, implantar un registro eficaz de los asistentes, optimizar el pago y el reembolso, y evaluar el cumplimiento de la política y el rendimiento del área de reuniones.
El ahorro depende de tres factores principales
Las empresas con un programa de M&E bien gestionado se centran en tres factores que son la política del área de Reuniones y Eventos y su cumplimiento, "ya que es esencial crear o mejorar esta política en toda la empresa y reforzar el cumplimiento en la organización. Igualmente, se centran en la contratación, por lo que recomienda trabajar con agencias profesionales, seleccionar un número limitado de proveedores preferentes para escoger los alojamientos y lugares de celebración y definir los términos y las condiciones estándar; y finalmente, basan su programa en los procesos optimizados, ya que "los programas de M&E con más éxito utilizan tecnología dedicada para el registro on-line, así como soluciones estratégicas de gestión de reuniones".
Por otra parte, Renard ha reconocido que las organizaciones que se están recuperando de la crisis económica están reinvirtiendo en el mercado de M&E global de 650.000 millones de dólares, pero sus prioridades han evolucionado. "Muchos de los clientes de CWT se están replanteando su enfoque de las reuniones y los eventos y nos piden que les ayudemos a aplicar los mismos principios estratégicos que utilizamos para la gestión eficaz de los viajes de empresa".
Como resultado, "nuestros especialistas en reuniones y eventos analizan el gasto de los clientes, evalúan sus programas, les ayudan a definir e implantar una estrategia en toda la empresa y a gestionar la contratación", ha añadido Renard. Estas acciones les permiten "ahorrar dinero a la vez que respaldan sus planes comerciales".
Finalmente, el vicepresidente Senior de StarCite, Marketing and Partner Management a escala mundial, Kevin Youn, ha añadido que "la automatización de los procesos ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero y a disfrutar de una mayor visibilidad de sus reuniones y eventos". Asimismo, ha subrayado que con la plataforma y los servicios empresariales de StarCite, "las empresas pueden poner en marcha un programa de gestión de reuniones estratégicas utilizando solicitudes de reuniones on-line y una vía para obtener aprobación, una base de datos de los proveedores y soluciones de gestión de asistentes para actualizaciones electrónicas y registro on-line".
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