El estudio detecta todavía el alto porcentaje de empresas que siguen utilizando procesos manuales para la gestión de los gastos de viajes. De hecho, el 43% de las empresas sigue gestionando los informes de gastos de forma manual y el 44% no tiene intención de invertir en una solución específica de gestión de viajes en el próximo año. Además, casi la mitad de las empresas (46%) no hace un seguimiento del coste de elaboración de informes de gastos.
El principal motivo para seguir haciendo la gestión de gasto de manera manual es, según el informe, que «nuestros procesos actuales funcionan bien«. No obstante, entre las empresas que han invertido o tienen previsto invertir en tecnología para facilitar una mejor gestión de los viajes, el 82% indica la «simplificación del proceso de elaboración de informes de gastos para empleados y gerentes» como uno de los principales motivos por los que migrar a una solución automatizada.
Captio apunta a una inmadurez tecnológica por parte de las empresas y trabajadores
Otro aspecto importante de la gestión de viajes es controlar el fraude interno, por lo que las empresas han de contar con una política de viajes que sea clara y conocida por todos los trabajadores. El estudio de Captio señala que el 72% de las empresas cuenta con una política de viajes aprobada y, de estas, el 58% indica que, en el mejor de los casos, sus empleados que viajan conocen sus políticas de viajes «de forma aceptable, pero debe mejorarse». Asimismo, Captio destaca que es aún más preocupante que el 20% de las empresas que cuentan con una política de viajes aprobada indica que sus empleados que viajan la conocen «mínimamente, en el mejor de los casos». Solamente el 27% de las empresas cuenta con un sistema de alertas automáticas cuando se incurren gastos que no se ajustan a la política. «Dista mucho de ser una gestión efectiva de los gastos de viajes», asegura desde la plataforma.
Captio apunta a una inmadurez tecnológica por parte de las empresas y trabajadores a la hora de incorporar nuevas herramientas que mejoren la gestión de los gastos de viajes. Un 53% de las empresas señala que el principal motivo de preocupación relacionado con la gestión de gastos es la «pérdida de tiques en papel/gastos sin tiques por parte de los empleados». En este sentido, la plataforma comenta que las empresas están perdiendo un tiempo vital por culpa de los tiques perdidos o no entregados y que los sistemas automatizados de gestión de gastos permiten que las personas que viajan puedan escanear o fotografiar un tique en el momento de realizar una compra y enviarlo sin esfuerzo con la nota de gastos.
La tecnología es fundamental
Por tanto, desde Captio aseguran que «la tecnología es fundamental para solucionar los aspectos de la gestión de viajes que necesitan mejorar«, como la falta de visibilidad de los datos de viajes que no permite identificar tendencias o datos de interés, la falta de control sobre los gastos de viajes o la necesidad de reducir los costes de procesamiento para generar informes de gastos. Al respecto, la plataforma afirma que «instalar una solución tecnológica automatizada de gestión de gastos es una inversión que las empresas de cualquier tamaño pueden recuperar rápidamente«. El informe detalla que de las empresas que han invertido en este tipo de soluciones, el 57% ha recuperado su inversión en un año o menos y casi el 70% la ha recuperado en dos años o menos.
Entre los beneficios que aportan este tipo de soluciones, las empresas señalan la mejora de la eficiencia y de los procesos de generación de informes de gastos, la reducción de los costes de procesamiento, la accesibilidad móvil, la eliminación de pagos por gastos duplicados, la reducción de recargos y necesidades de personal y mayor productividad de los empleados.
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