En primer lugar, Sarce destaca que llevar a cabo una planificación eficiente de los viajes corporativos depende directamente de la capacidad que tengan las empresas para recabar, almacenar y analizar la información relativa a todas las fases de los desplazamientos. Joaquín Lasheras, partner de Sarce en España, explica que esta capacidad «es potenciada exponencialmente por la inversión que hagan en recursos tecnológicos útiles para automatizar y centralizar la provisión de datos sobre cada una de ellas».
Cuando planifican sus viajes corporativos, las compañías han de afrontar varios procesos de gestión y gastos relacionados con varias fases: la organización del viaje, con las reservas, adquisición de servicios, procesos de autorización al viaje y solicitud de anticipos; la gestión de los gastos, con la cumplimentación de la hoja de gastos, aprobación de esta, mantenimiento de justificantes (tickets y facturas); la administración, con el control y chequeo de gastos, liquidación de gastos, contabilización, custodia ; y el área financiara, con el reporting y análisis de los gastos, procesos de auditoría, inspecciones fiscales…
Digitalizar para neutralizar los riesgos
Sarce asegura que para la gestión de las reservas, permisos de viaje y anticipos, la digitalización evita que las primeras se hagan fuera de la política corporativa de gastos dependiendo del canal con el que se gestionan; que se produzcan «cuellos de botella» en las autorizaciones para el desplazamiento y que se descontrole la gestión de los anticipos necesarios.
Joaquín Lasheras señala que «la digitalización hace más eficiente la gestión de las reservas, los permisos y anticipos para el viaje y, además, acota los riesgos derivados de los procedimientos tradicionales de reporting de los gastos durante su transcurso. Digitalizar implica poner fin las notas de gastos, la pérdida o deterioro de los justificantes y la falta de control que puede llevar a cometer abusos».
En lo que se refiere a la gestión administrativa y financiera de los gastos que se producen durante los viajes corporativos, a su control formal y fiscal, la compañía italiana concluye que disponer de información recabada de forma automática, integrada con los sistemas de gestión y fácilmente distribuible reduce drásticamente el tiempo necesario para su contabilización. En conclusión, Sarce afirma que digitalizar la gestión de los viajes corporativos termina con el problema de la falta de información para hacer análisis adecuados, con las dificultades para tener una visión global y, por último, con las dificultades para recuperar el IVA de los tickets de gasto.
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