El estudio de Sarce —realizado sobre un universo de 580 empresas con más de 100 empleados y con una facturación superior a los 50 millones de euros, multisectoriales y de todo el ámbito español— destaca que el 60% de las empresas afirma que sus sistema de control es «claramente mejorable». Además, tan solo un 33,5% asegura contar con herramientas adaptadas a los dispositivos móviles, «lo que ralentiza y dificulta la gestión en tiempo real para una gran mayoría», comenta la compañía italiana.
Sobre las ventajas que aportan los sistemas de gestión de viajes y notas de gastos, la más importante según el estudio es la gestión sencilla de las notas de gastos (48%) y la autorización de los viajes (37%). Más lejos se sitúan la contabilidad analítica por proyectos o clientes (11%) y la liquidación de las notas de gastos (4%).
Sarce afirma que identificar y reducir costes de forma eficaz y sostenible es el objetivo de cualquier empresa para ser más rentables, por eso señala que una forma sencilla de reducir los costes «es optimizar los procesos de gestión, y las soluciones para la gestión de los viajes y notas de gastos sin duda lo son, no sólo porque permiten un ahorro de costes sino porque también reducen el tiempo empleado«.
De esta opinión es el 77% de las empresas consultadas, que destacan como factor importante para el uso de estas aplicaciones, que permiten la reducción de los gastos. El 83% asegura también que es de vital importancia el control y la gestión eficaz de los gastos de viajes y notas de gastos debido al sector en el que desarrollan su actividad.
Sencillez en la gestión
El estudio también refleja que el 56% de las empresas españolas son de la opinión de que la utilización de las herramientas de gestión facilita la autorización de los viajes. En cuanto a la gestión y el control de anticipos, el 69% de las empresas manifiesta no realizarla de forma automática, sino estudiar caso por caso. Sin embargo, un 78% manifiesta como principal razón para usar esta herramientas, la gestión sencilla de las notas de gastos. «Esta sencillez implica un menor coste de gestión de los gastos y un menor tiempo empleado en la misma», asegura Sarce.
Por otro lado, cerca del 50% de los encuestados cree positiva o muy positiva la capacidad de distribuir los gastos por proyectos y clientes, al utilizar una solución de gestión de gastos. También y para el mismo porcentaje, es importante el cálculo del IVA recuperable y no recuperable según la normativa vigente, lo que facilita a nivel contable obtener la información de forma sencilla y segura.
Los últimos datos de el estudio destacan que el 78% de las empresas afirman que trabajar con soluciones de gestión de gastos de viaje permite controlar el techo de gastos de una forma fehaciente y exacta. Además, el 90% dedica esfuerzos a que sus empleados tengan claras las reglas de las políticas de viaje, frente a sólo un 10% que no lo hace. Y el 54% de las empresas encuestadas considera necesaria la utilización de soluciones especializadas que permitan la gestión y control de las notas de gastos y de los gastos de viaje.
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