Hasta la implementación de Notilus en Scotts, las notas de gastos de desplazamientos se procesaban manualmente con Excel lo que provocaba que, a veces, las fórmulas de cálculo no fueran exactas y la validación se convirtiera en un proceso demasiado lento. Es más, podía darse el caso de que se extraviaran los justificantes enviados por correo postal. Desde un punto de vista contable, resultaba complicado corregir los importes. La laboriosa tarea de tener que volver a introducir los datos, además de poco práctica, daba lugar a errores. El departamento de contabilidad inició el proyecto Notilus por ser la solución que mejor se adaptaba a sus necesidades.
Según han afirmado desde Scotts, "la política de viajes vigente en la empresa está integrada en la herramienta, y esta gestiona los diferentes límites en función de la jerarquía y del perfil del trabajador. El programa es tan fácil de usar que solo hemos tenido que enviar por correo electrónico un comunicado dirigido a todos los miembros de la empresa para informarles de la actual organización y de la implementación de una nueva herramienta de gestión de las notas de gastos. Si al principio los usuarios mostraron un cierto escepticismo, ahora ya no podrían volver a usar el anterior sistema, que consideran desfasado".
Las ventajas de Notilus
El nuevo sistema ha supuesto, para el departamento contable, un ahorro de tiempo, eficacia y sencillez, ya que basta con un clic para importar el fichero de las notas de gastos, las cuales se contabilizan de forma automática, inmediata y correcta. En todo momento se puede conocer con detalle en qué fase se encuentra la nota, es decir, si se ha rechazado (con la posibilidad de incluir un comentario para conocer el porqué), si se ha reembolsado, etc.
Para el personal de la empresa, la introducción de las notas de gastos resulta mucho más fácil, simple y rápida. Cada trabajador dispone de una tarjeta corporativa con la que realiza todos los pagos relacionados con los viajes de negocios (compra de billetes de tren o de avión, alquiler de vehículos, reservas en hoteles, etc.). Las tarjetas pertenecen a la empresa, y los gastos se cargan en la cuenta del trabajador. En la aplicación Notilus se encuentran todos los pagos que este ha realizado, lo que evita tener que volver a introducir la fecha y el importe. Solo habrá que completar el tipo de gasto (introducido con anterioridad en el programa). El hecho de vincular una tarjeta de empresa (o corporativa) a Notilus aumenta el valor añadido de una herramienta con estas características.
Para los encargados de validar las notas de gastos, la solución permite realizar las validaciones desde cualquier lugar. Asimismo, la herramienta les ofrece una visión general de los justificantes. Gracias los informes de análisis, se puede seguir toda la información relativa a los viajes de negocios del personal: tipo de gasto por trabajador, servicios, proyectos, etc., además de realizar los ajustes necesarios.
Para la empresa, los beneficios financieros obtenidos son significativos: se han evitado los errores, la política de viajes está en todo momento controlada y los justificantes no se extravían. En resumen, todo el personal y el departamento contable, en particular, han visto aumentada su productividad.
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