Mediante este acuerdo, GEBTA, que representa alrededor del 50% del mercado de viajes de negocio en España, ofrecerá a sus agencias de viajes de empresa asociadas o Travel Management Company (TMC) la herramienta Notilus de DIMO Gestión. Por su parte, DIMO Gestión diversifica sus canales de distribución para esta solución global en la que más de 1.300 organizaciones en Europa ya han depositado su confianza.
El director general de GEBTA España, Marcel Forns, ha explicado que "esta colaboración se enmarca dentro de la apuesta de GEBTA por la productividad corporativa total —antes, durante y después— del viaje e implica el compromiso de nuestras empresas por introducir en el mercado español soluciones que favorezcan la eficiencia y el ahorro de los clientes en la gestión de los gastos vinculados con la cuenta de viajes, de la mano de una solución líder en Europa". Por su parte, el director del departamento Travel & Expense Management en DIMO Gestión, Gilles Bobichon, ha señalado que "las empresas necesitan una solución integrada que resuelva todos sus procesos. Hemos unido nuestras experiencias para responder a las necesidades específicas de los clientes y, de esta forma, ayudarles a optimizar y racionalizar todos los procesos relacionados con la gestión de los viajes y gastos profesionales".
GEBTA sigue apostando por consolidar el crecimiento de los viajes de negocios, acompañado por un claro enfoque hacia la productividad corporativa viajera (antes, durante y después). Esto implica la necesidad de considerar y gestionar el viaje como un instrumento estratégico sin perder de vista que es ‘transversal’ al abarcar en las empresas a todas las personas y áreas: recursos humanos, gestión, comercial, finanzas, postventa, legal, etc. y también la tecnología.
La importancia de introducir la variable de la productividad es, según GEBTA, especialmente conveniente a partir del momento en el que la empresa española se orienta hacia el largo radio y los mercados emergentes. Por eso, sin abandonar los ‘ahorros’, eliminar costes ocultos según el estudio de GEBTA es poner el foco en la productividad durante el viaje y aprovechar el tiempo para trabajar y/o descansar. Por ejemplo, puede llegar hasta el 78% de ocasiones en que resulte conveniente para la empresa eliminar el coste oculto del tiempo perdido según las rutas y perfiles. No poder trabajar y ‘perder’ el tiempo convierte ese tramo del viaje en un coste oculto. Respecto a la aplicación de la política ‘habitual’ de viajes, esto significa que la empresa puede estimar que el tiempo perdido ‘evitable’ del viajero le hace rentable un coste superior de billete.
Productividad interna del viaje
Además, la empresa española encara hoy la ventana de oportunidad de hacer la inversión en viajes de negocio todavía más productiva antes y después del viaje al dotarse de nuevas herramientas de gestión. Optimizar la gestión interna de la movilidad contribuye a su mayor rentabilidad ya que es aplicable por todos los empleados y los niveles de la empresa. Concretamente, al vincular el sistema informático de gestión de la empresa (ERP) con la gestión de servicios y proveedores de la agencia (aéreo, tren, alquiler de vehículos, etc.) a través de la solución Notilus, se optimizan los procesos de gestión interna de solicitudes de viajes empresariales así como la liquidación de gastos profesionales de los desplazamientos gestionados y contratados a la agencia de viajes.
Una vez efectuados dichos servicios, de forma automática se realiza la conciliación e integración de todas las facturas emitidas por el proveedor en el departamento de contabilidad. El ahorro de tiempo comporta un aumento de productividad y mayor beneficio financiero y económico. Además, la solución puede vincularse con las ‘alertas de seguridad’ para informar a los departamentos internos (seguridad, sanidad, etc.) de los desplazamientos a una zona de riesgo, o hacer el seguimiento de los viajeros desplazados en caso de acontecimiento extraordinario (atentado, ciclón, etc.).
Optimizar la inversión
La optimización del presupuesto para viajes contribuye en gran medida a que la empresa obtenga importantes ahorros, que pueden ir del 10% al 40%, según GEBTA. Existen experiencias de que con la nueva estructura organizativa se ha obtenido ahorros de 200.000 euros dentro de un presupuesto para viajes de 1,4 millones de euros. En el caso concreto de Notilus, no es infrecuente en las empresas que han implementado la solución de Travel & Expense Management que den cuenta de una recuperación de la inversión inferior a seis meses. En un caso concreto, el tiempo se vio reducido en 14 días al mes —pasando de 18 a cuatro— del departamento de contabilidad destinado al tratamiento mensual de unas 250 notas complejas de gastos. El impacto en este ejemplo perfila la eficiencia alcanzable si a lo largo de un año se observa que la empresa obtiene ahorros de tiempo agregado equivalentes a 168 días laborables que la empresa podrá destinar a otras actividades.
