GEBTA ha elaborado está guía después de conocer que 15 millones de personas perdieron o fueron víctimas de un robo de datos informáticos en el primer semestre de 2010, "muchas menos que el año anterior que conoció la cifra record de 220 millones de víctimas informáticas", asegura la asociación. Estos datos sacados de un estudio de KPMG, "podrían ser mucho menores si tenemos en cuenta que el 21% de los incidentes declarados estuvieron relacionados con faltas de vigilancia o ausencia de protocolos de actuaciones, en el interior de las propias empresas".
La guía ofrece algunas recomendaciones, tanto a los travel manager como a los propios viajeros de negocios, para evitar riesgos de robo o pérdida de datos, antes, durante y después de los viajes. Así, GEBTA aconseja hacer, antes del viaje, una copia de los datos que el viajero lleve en los distintos soportes digitales, así como, siempre que sea posible, evitar que los viajeros lleven encima datos sensibles.
"Es más conveniente recuperar los datos en el momento que se necesiten, usando ficheros cifrados a los que acceder a través de una red securizada de la propia organización o bien a través de un buzón de mensajería especialmente creado y dedicado a la transferencia de datos cifrados". Asimismo, recomienda que las empresas tengan material telefónico, informático o de comunicaciones dedicado en exclusiva a las misiones comerciales y viajes al extranjero, configurar los equipos de forma restrictiva, y personalizar el ordenador propio de tal manera que sea muy fácil de diferenciar por ejemplo en las máquinas de checkin de los aeropuertos.
Precauciones durante y después el viaje
La guía publicada por GEBTA también da algunos consejos para emplear durante y después del viaje. Así, aconseja mantener siempre los aparatos digitales, soportes y ficheros consigo y en caso de que obliguen al viajero a separarse de su PDA o móvil, por ejemplo por seguridad o protocolo en una reunión, retirar y conservar en su poder tarjeta SIM y batería.
"En sus viajes es mejor que se abstenga de comunicar información confidencial utilizando el teléfono móvil o cualquier otro método de transmisión por voz", incide la asociación. Igualmente, recalca que se debe borrar siempre el histórico de las llamadas en el teléfono y de los ficheros de navegación en el ordenador, así como los datos que puedan estar en la memoria caché del ordenador, cookies, claves de acceso a sitios webs, ficheros temporales, entre otros.
"En caso de inspección de su material por las autoridades locales informe a su empresa, especialmente si se ha visto obligado por imperativo legal a dar a las autoridades, alguna clave de acceso", continúa, subrayando que ante todo se deben conocer las pautas de actuación que marca la empresa, en caso de robo o pérdida del equipo que contenía datos sensibles. "Antes de poner en conocimiento de las autoridades locales la incidencia, consulte la información de su empresa y en determinados países, de forma previa a hacer una denuncia, contacte con su consulado para que le indiquen la mejor forma de proceder".
Igualmente, recomienda no utilizar equipos que le ofrezcan al viajero otras personas, tener cuidado con los equipos que pueden poner a su disposición otras organizaciones, y no conectar los equipos a puestos o periféricos informáticos que no sean de confianza. "Tenga especial cuidado con las llaves USB. Si debe usarlas, llévese una memoria dedicada exprofeso a los viajes, que no contenga ningún otro fichero y que disponga de un software que asegure el borrado definitivo de los datos, una vez usados".
Finalmente, GEBTA recomienda, una vez llegado al destino después del viaje, cambiar todas las claves de acceso que se hayan utilizado durante el viaje y que el departamento de sistemas de la empresa analice el equipo usado durante el desplazamiento. "No conecte ningún aparato a la red de su empresa sin haber hecho al menos, un test antivirus y una revisión antispyware", concluye.
