«Los centros y sus clientes se enfrentan cada vez más a retos más grandes ya que tienen que hacer frente a casos cada vez más complejos y a las expectativas de los delegados cada vez más altas, además, en una época de recursos reducidos. Pero la solución obvia —trabajar más estrechamente en el logro de soluciones con beneficios mutuos— puede sufrir en el reparto del negocio y decidir la inversión. Ahora, la AIPC está animando a ambas partes a reconocer mejor cómo esta inversión puede llevar a un beneficio para todos.
La estrategias que están siendo examinadas y discutidas entre los clientes y los centros miembros de AIPC incluyen poner más esfuerzo en compartir los objetivos organizativos del cliente y lo que pueden significar en términos de resultados. Sin embargo, también hay algunos enfoques muy prácticos, como la participar del centro en la parte operativa de la organización de un evento, incluso en las primeras etapas del mismo. Los centros suelen estar bien posicionados para sugerir formatos alternativos basados en sus experiencias con otros clientes, y que sus ideas no sólo pueden ofrecer un mejor evento, sino hacer un uso más eficaz de sus instalaciones.
La importancia de la experiencia
Como dijo un importante organizador asociativo, "no sabemos lo que no sabemos". Muchas veces no son del todo conscientes de la plena gama de posibilidades a su alcance para lograr sus objetivos. En cambio, el personal del centro ha visto una amplia variedad de enfoques diferentes en situaciones similares en virtud de su experiencia en muchos tipos diferentes de eventos y, por lo tanto, puede estar bien posicionados para ofrecer sugerencias a los organizadores.
En un acuerdo de este tipo todo el mundo está motivado claramente para crear el mejor resultado posible, ya sea en términos de asistencia, expositores u otros resultados mensurables, y que se logren beneficios para todos los involucrados.
Lo que la AIPC quiere lograr es la mejor experiencia posible en el evento. Cuanto esto sucede todos ganamos, incluido el delegado».
