Maletines y portaequipajes adecuados y seguros: las restricciones de equipaje de mano suponen en muchas ocasiones no poder llevar en cabina de los aviones los dispositivos para aprovechar el desplazamiento para revisar documentos o completar propuestas. Si se opta por una cartera de piloto con ruedas, se podrán llevar las herramientas de trabajo durante el trayecto. Pero siempre es conveniente contar con elementos de seguridad que permitan proteger los dispositivos y la información de valor que se almacene en ellos.
Los cables: el ordenador portátil siempre va con el viajero de negocios, sin embargo, hay que evitar el disgusto de llegar a una reunión y no contar con algún accesorio básico. Por ello, hay que hacer una lista de tipos de cable necesarios, como adaptadores de serie (enchufes de alimentación y batería), adaptadores USB/Fireware (para transferir documentos), y, si se van a realizar presentaciones con vídeo, adaptadores de audio y vídeo. Por último, hay que informarse sobre el tipo de enchufes que se usan en los países destino ya que, a veces, es necesario contar con un adaptador.
Almacenamiento: cada vez son más las posibilidades de almacenamiento que las nuevas tecnologías ofrecen para transportar los datos. Pero, en cualquier viaje, el dispositivo indispensable es el USB. El disco duro externo portátil ya se ha consolidado como otra buena opción gracias a que cada vez es más rentable la relación entre la cantidad de datos almacenables y su tamaño y peso, y permite no sólo almacenar los documentos de trabajo sino transportar archivos de música y video para cuando exista un hueco libre.
De todos modos, hay que tener en cuenta que si no se tiene un pendrive, las tarjetas de los smartphones pueden funcionar como transportadores de datos, siendo únicamente requisito fundamental tener el cable USB para conectar el móvil al portátil o bien, un ordenador con lector de este tipo de tarjetas. En todo caso, subir todos los documentos necesarios a la nube es algo que nunca fallará.
Conexión Red: para informarse de las noticias diarias, para investigar datos, para comunicarnos con los compañeros de trabajo y familiares… la conexión Red es imprescindible tanto en el móvil como en el ordenador portátil. En la mayoría de los hoteles y centros de trabajo y ocio públicos se ofrece acceso Wi-Fi gratuito, sin embargo, para evitar cualquier problema de mala conexión en un momento clave, es necesario contar con la ayuda de una tarjeta red Wi-Fi que el trabajador pueda llevar contigo a todas partes. Asimismo, es altamente recomendable contar con un cable de Red para conectar con la señal del edificio donde se encuentre de forma totalmente segura.
Comunicaciones: estar comunicado continuamente con la oficina es una necesidad habitual en los viajes de empresa. Además de tener acceso al Outlook y al e-mail, en ocasiones pueden ser muy útiles los programas de videoconferencia como Skype. Normalmente los ordenadores portátiles llevan cámara incluida, pero si no es así, se puede meter en la maleta una Webcam, que también se podrá instalar en un ordenador público.
Seguridad: se puede trabajar tranquilamente en los espacios públicos sin temor al robo de la herramienta de trabajo gracias a diferentes sistemas de antirrobo disponibles para un ordenador portátil. En todo caso, hay que procurar contar con un buen maletín o mochila que permita transportar el portátil lo más cómodamente posible y no sentir la tentación de dejarlo aparcado en un mal sitio mientras se realiza un descanso. Asimismo, para evitar roturas de cualquier tipo mientras se desplaza el portátil de una posición a otra, se puede hacer uso de algún tipo de carcasa de protección.
Tiempo de ocio: no siempre es posible, pero cuando existe hay que aprovechar el poco tiempo de ocio que del que se dispone durante los viajes de empresa. Si aún queda espacio en la maleta, Pixmania-PRO.com recomienda llevar un buen libro o un e-book para disfrutar del trayecto, escuchar música con el iPod y llevar la cámara de fotos.
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