Como consecuencia de los diferentes escenarios geopolíticos y económicos derivados de la inflación, el Brexit, o las predicciones de los expertos sobre una posible recesión y de las repercusiones de la inestabilidad económica, se ha originado un efecto dominó a nivel mundial, siendo Europa la región donde más se ha dejado sentir dicha marea. En su conjunto, estos desafíos han provocado una oleada de incertidumbre hasta un punto nunca antes recordado recientemente.
En medio de este escenario los viajes corporativos están viviendo su apogeo: las previsiones de SAP Concur apuntan a que este año crecerán un 25,3 % en toda Europa. Sin embargo, este crecimiento ha venido acompañado de dificultades que han tenido que ir superando los travel managers.
Los viajes corporativos tienen importantes implicaciones para la atracción y retención del talento
El informe SAP Concur Global Business Travel Survey 2023 revela que la mayoría de los viajeros corporativos encuestados, un 97%, aseguran que los viajes de negocio tienen un impacto en su carrera, aunque más de la mitad de los encuestados en el mercado español (53%) creen no haber tenido siempre la misma oportunidad de realizar viajes en comparación con sus compañeros de trabajo por razones relacionadas con su demografía, orientación sexual, apariencia física o condiciones de salud. La incertidumbre en el panorama económico 85%, la inflación (39%) y la reducción de los presupuestos de viajes (35%), son las principales amenazas señaladas por los viajeros corporativos.
A la hora de desarrollar y contratar un viaje corporativo, el travel manager debe sopesar muchos aspectos. En un momento como el actual, los directivos de las empresas deben considerar detenidamente la relación coste-beneficio económico y medioambiental de sus viajes, al tiempo que mantienen las relaciones comerciales clave y tienen en cuenta la experiencia de los empleados.
Todo esto subraya la importancia de contar con una solución integrada de viajes y gastos que proporcione una visibilidad completa de todo lo que se genere durante un viaje de negocios. Y es que un sistema sólido de gestión de gastos captura y clasifica todos los costes para facilitar su análisis.
Adicionalmente, y en términos de experiencia de los empleados, los viajes corporativos tienen importantes implicaciones para la atracción y retención del talento.
Aprovechar los datos en tiempo real
A medida que van evolucionando las formas de viajar y los gastos, planificar el futuro puede parecer una tarea improbable. Sin embargo, al agregar gastos de desplazamiento, alojamiento y costes recurrentes relacionados con el viaje, los travel managers pueden mejorar la visibilidad de sus partidas. Esto, a su vez, ayuda a maximizar la eficacia de las políticas y programas de viajes de la compañía, ya que el análisis y el registro de los gastos de viaje de las empresas realizados anteriormente también pueden permitir establecer previsiones para los próximos años.
En resumen, la visibilidad del gasto puede proporcionar una visión general acerca de la productividad y la eficacia de los programas de viajes de negocios de cualquier empresa y sus procesos de compra. Además, con la ayuda de programas de software o herramientas digitales de gestión de gastos basados en IA, las empresas pueden seguir supervisando dichos costes casi en tiempo real. Estos análisis reforzarían la planificación y la toma de decisiones financieras inteligentes.
Son los travel managers los que tienen la responsabilidad de avanzar ante el difícil reto que supone la gestión de los viajes de negocio, tanto a nivel logístico como de gastos. Pero no se trata de un trabajo individual, sino colaborativo. Aquellas compañías capaces de dotarles de herramientas integradas serán determinantes para construir y mantener relaciones clave con sus proveedores y clientes, al tiempo que ahorran en costes. Porque una colaboración mutua marcará el éxito y el futuro de los viajes corporativos.
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