En las circunstancias actuales, un control ineficaz o inexistente puede dar lugar a un aumento del incumplimiento de los gastos. Si la empresa debe enfrentarse a la gestión de los informes de gastos, ya de por sí una tarea tediosa que demanda mucho tiempo y recursos, ahora a ese trabajo se le suma tener que luchar contra el fraude, con el consiguiente aumento de tiempo dedicado a dicha tarea, sin olvidar la pérdida económica.
Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) estima que las organizaciones pierden un 5% de sus ingresos anuales por gastos fraudulentos. Por todo ello, ser capaz de identificar dónde puede ocurrir una posible fuga ayudará a las empresas a frenar el fraude en sus notas de gastos.
Un problema de alto coste, pero evitable
Los casos de fraude existen en múltiples áreas de una empresa, siendo el fraude en los gastos a reembolsar uno de los más frecuentes. Las empresas deben poner especial cuidado, ya que además de ver menoscabadas sus partidas o presupuestos destinados a gastos, este tipo de abusos pueden generar problemas fiscales. Así, por ejemplo, de producirse una inspección de trabajo, estos gastos de naturaleza personal podrían ser considerados como pagos en especie, por lo que la empresa tendría que abonar la pertinente cuota a la Seguridad Social.
Pese a lo gravoso de esta cuestión, y teniendo en cuenta que más de la mitad (58%) de las organizaciones cuentan actualmente con niveles inadecuados de personal y recursos para luchar contra el fraude, existen diversas maneras de reducir este riesgo:
Informar y educar a los validadores y contables sobre la importancia de un buen control de los informes de gastos.
Pedir por defecto la entrega de justificantes de pago para todas las notas de gastos.
Diseñar reglas de reembolso y comunicarlas a toda la empresa.
Utilizar tarjetas de crédito corporativas que faciliten el pago, el control y la contabilidad de los gastos.
Queda claro, por tanto, que es imprescindible establecer una política de gastos simple, comunicarla de forma clara a todos los afectados y hacer que estos las respeten. Sin embargo, todas estas medidas no eliminan por completo el riesgo de fraude. En empresas que generan numerosas notas de gastos a diario y que no disponen de un proceso eficaz de gestión, el fraude sigue presente, y, como advertíamos, representando elevados costes a la entidad.
Los problemas de una gestión ineficaz
El fraude en las notas de gastos se produce principalmente por la gestión inoperante de estos gastos y por procesos de control inadecuados o inexistentes, como la gestión manual y en papel de los informes de gastos. A este respecto, existen varias soluciones que pueden ayudar a mejorar la eficacia de todo el proceso, como son:
Terminar con los tediosos e ineficientes procesos de control: Un acceso sencillo a la información es clave para facilitar su control y evitar que esta tarea, ya de por si larga y rutinaria, sea realizada de manera negligente, tanto por los colaboradores que agregan sus gastos, como por los validadores/auditores que los revisan y aceptan.
Establecer una sólida política de gastos: Para corregir errores como la presentación accidental de gastos fraudulentos, o la emisión voluntaria de notas adulteradas en respuesta a políticas de gastos demasiado restrictivas, las políticas de gastos corporativas deben ser revisadas con asiduidad, vigilando que se correspondan con el costo de vida profesional real.
Implantar una política de datos centralizada: La gestión manual de los informes de gastos obliga a trabajar con múltiples datos organizados de forma dispersa, por lo que el verificador puede perder información crucial por esta causa. De hecho, gestionar datos descentralizados es una de las razones de este control ineficaz y, por lo tanto, hace posible el fraude.
Explotación de datos: Una de los mejores modos de controlar los informes de gastos de manera efectiva y reducir el fraude es utilizar los datos para realizar análisis comparativos. Esto permitirá detectar fácilmente las diferencias entre unidades, colaboradores o entidades, y luego investigar.
Optar por la automatización: Con la automatización de diversos procesos de gestión de gastos se consigue minimizar el control humano o hacerlo más inteligente, minimizando el fraude
No obstante, además de seguir buenas prácticas las empresas pueden optar por la implantación de una solución inteligente de gestión de notas de gatos, como aliado en su lucha contra el fraude. Las soluciones de última generación de gestión de notas de gastos, como Expensya, cuentan con módulos antifraude que alertan de los gastos duplicados y de la manipulación manual del importe de un gasto entrado a partir del reconocimiento inteligente.
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