«La industria de los eventos en España vive en estos momentos una fase de máximo dinamismo que coincide a su vez con la imperiosa necesidad de todos los agentes del Sector de adaptarse a la irrupción de las nuevas tecnologías. Ese proceso de adaptación es el que a su vez, permita a las agencias de viajes corporativos aportar soluciones cada día más innovadoras a unos clientes que, por su parte, tienen unas necesidades mucho más complejas que hace unos años.
El diseño de un evento es lo que va a determinar su potencial, su adecuación con el público objetivo y el valor intangible que pueda generarse durante su realización a partir de la experiencia de los asistentes y las posibilidades de originar networking real. El conocido como design thinking es más que un concepto de marketing pensado para poner en valor una metodología para desarrollar ideas innovadoras dirigidas a las personas, es una corriente de pensamiento sobre el diseño de eventos que repercute directamente en los resultados de cualquier reunión, conferencia, congreso o viaje de incentivo que se pueda organizar. En otras palabras, es el factor diferencial para organizar un evento de primer nivel.
Tradicionalmente, las empresas y los organizadores de eventos han recurrido a herramientas y métodos de investigación sobre las necesidades y deseos de los asistentes basados en encuestas y grupos focales para tratar de comprender lo que los clientes quieren. En este sentido, el design thinking da un paso más allá en pro de la observación directa y de un tipo de cuestionamiento que busca comprender las emociones, las motivaciones y las necesidades no satisfechas de los usuarios.
Así, el proceso de diseñar un evento a partir de estos principios pasa por:
1.- Realizar un análisis previo exhaustivo de todo lo que rodea al evento, es decir:
• Los objetivos.
• El público.
• El lugar.
• La fecha.
• El tema del evento.
2.- Convertir esas observaciones e ideas en algo tangible, que es la fase más importante del proceso.
3.- Diseñar prototipos del evento que se quiere organizar y testear su funcionamiento.
La otra gran parte del proceso se concentra tras el evento, pues recoger el feedback de los asistentes será la forma de mejorar y de conocer el impacto real del evento. Por último, será fundamental compartir los resultados alcanzados construyendo un discurso que los comunique como una historia de éxito.
Así pues, y si bien el proceso de design thinking no está únicamente enfocado a los resultados, el conocido como retorno de la inversión (ROI, de sus siglas en inglés) y la satisfacción de los asistentes al evento serán los dos principales indicadores de su éxito. Es precisamente esa evolución continua en la que se halla inmersa la industria de los eventos la que hace que el design thinking pueda ser adoptado como un modelo de pensamiento estratégico aplicable a cualquier acción de comunicación, marketing y relaciones públicas».
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