CWT Meetings & Events prevé que el cumplimiento sea la principal preocupación para las empresas que vayan a consolidar sus programas y busquen ganar mayor transparencia en diversas geografías. En 2015, las nuevas regulaciones en materia de cumplimiento del sector farmacéutico —incluido el Sunshine Act— dirigidas a fomentar la transparencia de las relaciones financieras entre los fabricantes de medicamentos y dispositivos y los proveedores sanitarios tendrán un impacto significativo en la legislación del sector.
El vicepresidente sénior global de CWT Meetings & Events, Floyd Widener, ha comentado que "esta es la tercera edición de nuestro informe de previsiones de precios en materia de reuniones y eventos y es interesante ver cómo el foco en el cumplimiento se ha renovado en nuestro Sector. Con 2015 en el horizonte, el informe de previsiones proporciona información valiosa para que nuestros clientes puedan preparar sus presupuestos y negociaciones, independientemente de que estén interesados en las reuniones, eventos o gestión estratégica de las reuniones".
El informe contiene numerosas recomendaciones que ayudarán a los organizadores a tener éxito en los próximos 12 meses. Las recomendaciones incluyen organizar eventos híbridos para ahorrar costes e implicar a los empleados que no puedan asistir; celebrar eventos domésticos o regionales para minimizar los costes, la huella de carbono y el tiempo de viaje de los delegados; y trabajar con una agencia que posea sólidas relaciones en el Sector para conseguir de los proveedores las mejores ofertas y condiciones.
Tendencias para 2015
CWT Meetings & Events espera que los proveedores tengan una política de cancelación cada vez más restrictiva. Por ello, el informe recomienda que los compradores trabajen con agencias que pueden aprovechar sus estrechas relaciones con los proveedores locales y así ayudar a negociar mejores condiciones. También aconseja la negociación de acuerdos a varios años para obtener unas mejores condiciones en la política de cancelación.
Los plazos de confirmación de eventos son cada vez menores, reduciéndose, por ejemplo, un 50% en el caso de Alemania respecto al año pasado, incluso hasta los 7-10 días solamente en el caso de India y Singapur. Las reuniones serán cada vez más domésticas, es decir, se llevarán a cabo en el propio país, excepto en Italia, Taiwán e India. Esta tendencia ofrece la ventaja añadida de limitar el impacto ambiental de las reuniones, aunque muchos organizadores de eventos de todo el mundo no esperan que la organización de ‘reuniones verdes’ sea una prioridad para el próximo año.
En cuanto al precio de los hoteles, se espera un crecimiento del 2,6% a nivel mundial en 2015, liderado por América Latina, donde se espera un aumento del 6,3%. Los precios de hoteles en América del Norte y Asia-Pacífico verán un crecimiento moderado (3,5% y 2,7%, respectivamente), mientras que las tasas de hoteles en todo EMEA crecerán más lento (1%).
Por otro lado, la necesidad de crear una experiencia entre los delegados irá en aumento en 2015, lo que implicará que los organizadores de reuniones usen más los software de gestión de delegados, las redes sociales o las aplicaciones móviles específicas. Con la excepción de América Latina e India, el número de eventos híbridos aumentará en 2015. Por ejemplo, en Hong Kong, China y Taiwán están utilizando cada vez más elementos virtuales para ahorrar en costes; mientras que los organizadores de reuniones en América del Norte buscarán implementar eventos híbridos como parte de una estrategia más amplia y consciente del medio ambiente.
Gestión ‘end-to-end’ y seguridad
Una tendencia clave en 2015 será la gestión de los viajes ‘end-to-end’, en la que se ve el coste total que va a tener un viajero en su desplazamiento, desde que sale de su destino hasta que vuelve a él un vez realizado el viaje. En Alemania, según refleja este estudio, se han dado casos de ahorros de hasta un 23% con esta práctica, mientras que en Australia el ahorro ha sido del 10-20%. Sin embargo, en China no se aprecia esta tendencia, por lo que los organizadores de este país seguirán midiendo los costes por proveedor.
Por último, el informe prevé que los organizadores de eventos tendrán como prioridad la seguridad de los delegados debido a algunos acontecimientos que se están produciendo, por ejemplo, los disturbios en algunas zonas de Oriente Medio que han provocado cancelaciones de eventos o aplazamientos en 2014, o la inestabilidad en el este de Europa que generará la celebración de un menor número de eventos en estos países en 2015. También, la amenaza del Ébola será una de las principales preocupaciones para los organizadores de reuniones.
