Tras la inauguración oficial del congreso a cargo de algunas autoridades locales, la presidenta de OPC España, Ascensión Durán, y el secretario de OPC Cataluña, Rafael Peris, la conferencia inaugural la llevó a cabo el presidente de la Federación Europea de Asociaciones de OPC (EFAPCO), Nicolas Le Brun, quien analizó a través de diversos casos prácticos la captación de congresos, haciendo hincapié en la relación con los partners.
Otra de las ponencias destacadas en la jornada de ayer fue la de Xavier Guillamet, quien ofreció una charla expositiva sobre la negociación con los proveedores. Para Guillamet es importante prepararse bien antes de llegar a la mesa de negociación. Por lo tanto, en el proceso de preparación, hay que documentarse, preparar alternativas, establecer variables y cuantificarlas, definir las líneas de negociación, etc. De esta manera, según el consultor de Area Training, una persona tendrá muchas posibilidades de éxito en la negociación.
Por otro lado, durante la mesa redonda ‘El OPC ante situaciones límite: Reacción y responsabilidad’ se analizaron las normativas que pueden afectar a la actividad de los organizadores profesionales de congresos, como la de consumo, y la capacidad de los seguros para cubrir determinadas incidencias. El subdirector de la Dirección General de Turismo de la Generalitat de Catalunya, Joan Abad, repasó la normativa en este sentido, y José Antonio Sartorio, de AXA Seguros, indicó la importancia de contar con una buena cobertura de seguros.
Talleres prácticos
El Congreso de OPC también ofreció una serie de talleres prácticos. El primero, a cargo de la presidenta de la Asociación Gallega de OPC, Yolanda Barbeito, y del secretario de OPC Cataluña, Rafael Peris, analizó la aparición de las nuevas tecnologías, sus ventajas e inconvenientes, y las aplicaciones que ofrece el mercado para el Sector congresual.
Otro de los talleres quiso ofrecer la manera de ‘Preparación del dossier de patrocinios de un congreso’, a cargo de Laura Rusiñol, de la Universidad de Girona. Ante la importancia de contar con patrocinios en el congreso -una parte muy imporante del mismo- Rusiñol expuso cómo elaborar el dossier con elementos y servicios a patrocinar, así como su posterior comercialización con el pertinente seguimiento comercial.
El tercero de los talleres, de la mano del director de Ixiam, Alejandro Salgado, destacó ‘La importancia de las nuevas herramientas audiovisuales en la promoción y difusión del contenido de los congresos’. Algunas de estas herramientas que se expusieron fueron el webcast, el streaming y la gestión de la imagen en las redes sociales. El último de los talleres desarrolló ‘La comunicación externa’ y cómo ser noticia en los medios. El director de Murillo & Knowledge, Manuel Murillo, quiso destacar este aspecto porque de ello puede depender el éxito de una convocatoria.
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