¿Qué sugerencias puede ofrecer para ayudar a los organizadores de eventos de asociaciones en sus relaciones con las sedes?
Todo el mundo necesita un mayor grado de transparencia en estos días para eliminar las incertidumbres, y eso se aplica tanto a los organizadores como a los centros. Invertir en negociaciones detalladas al principio del proceso de reserva beneficia a todos, y eso debería ser prioritario porque el resultado será un uso más racional de la experiencia de un centro para crear un mejor evento en lugar de simplemente dedicar todo el tiempo disponible a la negociación de un factor como el precio.
Además, hay que tener muy claro, en cuanto a cuáles son las expectativas de los organizadores respecto al personal de un centro y sus recursos, que los diferentes recintos tienen enfoques distintos y no deben suponer que lo que se ha conseguido en la última sede automáticamente será lo mismo en la siguiente. Un mayor esfuerzo invertido en el principio de la relación, obtendrá un mejor resultado.
¿Cuáles son los retos para los centros de convenciones cuando se trabaja con las asociaciones?
Un factor importante hoy es que muchos clientes están retrasando las decisiones de compromiso lo más tarde posible, y queriendo hacer cambios a última hora. Esto es comprensible, pero hace que sea más difícil para los centros de convenciones realizar su propia planificación y al mismo tiempo proporcionar el mejor servicio posible al cliente. Un mejor enfoque consiste en definir el grado de flexibilidad requerido por adelantado y después trabajar dentro de una gama de opciones, algo que se puede hacer como parte de la negociación de condiciones comerciales.
Otro problema es que muchos clientes tienen menos recursos que antes a causa de los recortes y la reducción de personal o contratación externa, y están buscando centros que tomen las riendas de su propio personal, de nuevo, algo que debe ser previsto y resuelto de antemano si es para trabajar. Por último, a menudo hay una falta de reconocimiento por el hecho de que puede ser mucho más difícil para los centros adaptarse a las nuevas configuraciones del programa del evento que para los clientes, debido a que los espacios del centros son fijos en su gran mayoría, y eso significa que es algo que de nuevo necesita ser tratado con bastante antelación de tiempo.
¿Cuáles son las tendencias que están surgiendo en los centros, en cuanto a servicios e instalaciones, para las asociaciones?
Esta es un área que todavía está evolucionando como todos los experimentos con sus alternativas. Uno de ellos es un aspecto cada vez mayor en los nuevos tipos de relaciones más allá del tradicional centro-cliente, como es el llegar a acuerdos para tomar riesgos conjuntamente, así como los beneficios, donde ambas partes aceptan algunos de los riesgos a cambio de obtener beneficios. También son más frecuentes los acuerdos en diversos aspectos del desarrollo de los eventos, en los que existe un mayor interés en cómo poder crear un ‘win-win’ en áreas como la asistencia o la creación de valor a través de unas mayores y mejores interacciones con la comunidad.
Algunos centros del Reino Unido están viendo un aumento en las reservas a varios años debido a la relación coste-eficacia. ¿Ha visto esta nueva tendencia?
Esta es una de las áreas en las que ambas partes —organizador y sede— pueden ganar a través de una mayor eficiencia de los costes, y cuando funciona, todos pueden beneficiarse. No puedo decir que es una tendencia general, pero es un buen ejemplo de los tipos de innovaciones que muchos centros y clientes están viendo que todos van a ahorrar dinero y mejorar el resultado final.
¿Cuáles son las innovaciones que han de tener los centros de convenciones para ser populares entre las asociaciones? ¿Qué servicios innovadores o instalaciones proporcionan a las asociaciones?
Hoy en día es todo acerca de la flexibilidad, ya que muchos programas de eventos están evolucionando rápidamente al igual cambian las expectativas de los delegados y los programas cada vez más incorporan nuevos formatos y tecnologías. Algunos de los centros más nuevos tienen más ventajas en este sentido, ya que han sido diseñados pensando en la flexibilidad, pero se puede hacer mucho a través de cómo se prestan los servicios y el grado de mejoras que se están realizando en las instalaciones. No hay nadie o un grupo de instalaciones que dispongan de una ventaja en este sentido, pero todo el mundo está persiguiendo el mismo objetivo utilizando todos los recursos que tienen disponibles, y las soluciones se basan inevitablemente en las características únicas de cualquier centro en particular, por no hablar de las comodidades que los rodean.
¿Cuál es el futuro de los centros de congresos si quieren atraer más negocios de asociaciones?
Como cualquier otro negocio, es ofrecer lo que el cliente quiere y necesita a un precio razonable, y superar sus expectativas todo lo posible. Esto es un poco diferente en cada centro y en cada organización, por lo que hay que ser claro y comprender cada una de las partes para obtener el mejor de los resultados. Como se ha dicho anteriormente, no todos los clientes quieren o necesitan lo mismo, por lo tanto, cada centro contará con ofertas únicas en función de las necesidades. La clave es tomar la ventaja de esta diversidad para crear experiencias únicas en lugar de buscar una misma solución para todos.
Dicho esto, hay algunas cuestiones importantes hoy en día, y yo diría que la capacidad de adaptación —de espacios y servicios— junto con las capacidades técnicas son las áreas donde existe el mayor potencial para destacar. Todos tenemos que reconocer que a la velocidad a la que están cambiando las cosas no todo puede estar previsto, por lo que la capacidad de adaptación es muy importante.
Muchas asociaciones se quejan de que hay costes ocultos o extras al reservar una sede. Por ejemplo, puede haber un cargo si no utilizan un determinado proveedor o ha sido obligadas a trabajar con una empresa de catering que no ha sido muy buena. ¿Cuál es su opinión?
Se trata de una cuestión compleja porque no solo está implicado el factor de la rentabilidad, sino que puede significar una pérdida de control sobre la calidad de los servicios o incluso en cuestiones de seguridad; todos estos factores tienen un coste y unas implicaciones de reputación. Una vez más, la única respuesta real es llevar a cabo una buena y completa negociación en la que todos los aspectos estén claros por las dos partes. Pero también los centros tienen que tener en cuenta su rentabilidad, por lo que tienen que conjugar los intereses de los organizadores con los suyos propios.
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