"Desafortunadamente, los casos de gastos inapropiados en materia de viajes y reuniones y eventos siguen acaparando portadas en todo el mundo. En los últimos tiempos, la industria farmacéutica se ha visto envuelta en escándalos de sobornos y corrupción, algo que no solo afecta a la reputación de las organizaciones implicadas sino que puede dañar la imagen de sus proveedores. De hecho, en China, agencias y agentes de viajes han sido descritos como ‘conspiradores criminales’, algo que ha provocado ya el cierre de al menos una de las agencias sospechosas. La prevención de casos de soborno y corrupción es, por tanto, un aspecto clave tanto para CWT como para sus clientes como parte importante de los esfuerzos que se están haciendo para cumplir con los distintos requisitos legales a nivel mundial", comentan desde la compañía.
"Si bien el cumplimiento de la política de viajes ha sido desde hace mucho tiempo un tópico significativo para el sector de los viajes corporativos, históricamente hacía referencia al modo en el que los viajeros se adherían a la política de viajes y al modo de mejorar dicho hecho. No obstante, esta ‘otra’ forma de entender el cumplimiento merece igual atención ya que las administraciones están imponiendo cada vez más regulaciones que están cambiando el modo en el que las organizaciones toman decisiones y rinden cuentas de sus actuaciones", añaden.
"Como resultado de ello —sigue CWT—, el cumplimiento y la ética se han convertido en requisitos imprescindibles a la hora de trabajar con un proveedor de viajes y reuniones y eventos como CWT. La buena noticia es que existen muchas formas de garantizar que una organización lleva a cabo sus actividades de manera correcta, así como de mitigar los riesgos de soborno y corrupción".
Algunos consejos
Entre los consejos que da CWT, destacan el incementar el control, elegir un socio estratégico, conocer a sus proveedores, estar al tanto de las reglas y exigir pruebas. Respecto al primero, CWT aconseja gestionar "centralmente tanto gasto como le sea posible para garantizar que se escrudiña debidamente y evite en la medida de lo posible el uso de dinero en efectivo. Para la mayor parte de las organizaciones, las reuniones y eventos son un área crítica en la que se invierte una cantidad considerable de dinero. Implemente una gestión estratégica de las reuniones para asegurarse de que el gasto está justificado y aprobado".
En cuanto a elegir un socio estratégico, "evalúe cuidadosamente a los proveedores con los que trabaja y asegúrese de que estos cuenten con un código ético. Tenga cuidado con los proveedores que ofrecen sus servicios a precios excesivamente bajos ya que esto puede ser un indicador de que no invierten en programas y procesos que garanticen las actuaciones éticas y el cumplimiento". Conocer a los proveedores es el tercer consejo, de los que CWT aconseja "cuantos menos sean los proveedores involucrados, más sencillo resultará realizar un seguimiento de los mismos. Las empresas de gestión de viajes y los proveedores de reuniones y eventos pueden actuar como intermediario único".
Estar al tanto de las reglas es otro consejo. CWT asegura que "las regulaciones cambian en función de los países y muchas veces pueden incluso entrar en conflicto. Busque el apoyo de expertos en materia legal y de cumplimiento, tanto internos como externos, que le ayuden a comprender los requisitos del lugar en el que va a operar y cómo ajustarse mejor a dichas normas. Haga de sus proveedores socios estratégicos para permanecer dentro de los límites de su sector y jurisdicción". Y por último, exigir pruebas, "asegúrese de que todos los gastos
estén justificados poniendo en marcha procesos de autorización, informes de gasto y procedimientos de auditoría. En el caso concreto de las reuniones, articule de forma clara el propósito de todos los eventos y gastos. Alinee el gasto con el logro de los objetivos y con los requerimientos regulatorios aplicables".
Compromiso de CWT
"Como parte de nuestro compromiso con la responsabilidad empresarial, en CWT cumplimos con los más elevados estándares de ética en todas las actividades que llevamos a cabo. Concretamente, somos signatarios del Pacto de Las Naciones Unidas que se ocupa de la lucha contra la corrupción entre otros aspectos éticos importantes. Como parte de nuestros propios esfuerzos, en CWT buscamos servir los objetivos empresariales de nuestros clientes de manera adecuada, así como ayudar a las organizaciones a hacer lo correcto cuando celebran sus reuniones y eventos", finaliza la compañía.
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