Los nuevos productos de la división de consultoría de Carlson Wagonlit Travel (CWT) ayudan a reducir el gasto no conforme con la política, a reclamar sobrecargos en los alquileres de coches corporativos, a analizar los datos de los viajeros para reducir el coste asociado al comportamiento de los viajeros y a proporcionar más alternativas de transporte terrestre.
El vicepresidente mundial de CWT Solutions Group, Christophe Renard, ha afirmado que «estamos a la cabeza de la industria de la gestión de viajes y para permanecer en esta posición, debemos innovar continuamente. Siempre estamos buscando nuevas fórmulas para capitalizar la información proveniente de los datos y el modo de encontrar nuevas eficiencias siendo inteligentes en nuestra relación con los viajeros y proveedores».
Según un estudio de CWT, los gestores de viajes no tienen visibilidad sobre prácticamente un tercio del gasto en viajes porque este no está consolidado en un set de datos único. El gasto no gestionado resultante escapa del control de los gestores de viajes corporativos, algo que incrementa potencialmente los costes y reduce el poder de compra corporativo. CWT está ayudando a los gestores de viajes a retomar el control.
Renard ha explicado que «nuestra plataforma de viajes y gastos consolida de forma automática todas las fuentes de datos, incluidas las de la empresa de gestión de viajes, los gastos de las tarjetas de crédito y otros proveedores. Utilizamos esta información para proporcionar una visión inmediata de todos los gastos que no se ajustan a la política de viajes. También podemos reconstruir el coste total de cada viaje. Los gestores de viajes pueden tener así una visión exacta de todo el gasto, el conforme y el no conforme, que les permite ajustar su política tanto como sea necesario o simplemente garantizar que esta se comunica internamente de forma más eficiente.
Conocer a los viajeros
Además de entender los gastos en viajes, también es importante que los gestores de viajes conozcan en profundidad a sus viajeros. Estudios indican que gestionar adecuadamente su comportamiento puede traer ahorros de hasta un 15 %. También ayuda a la hora de proporcional alternativas de comunicación más personalizadas, que es exactamente lo que los viajeros demandan de forma creciente.
Renard ha añadido que «nuestra nueva plataforma de segmentación de viajeros segmenta el comportamiento de los viajeros utilizando datos clave como la demografía, la jerarquía y la frecuencia de los desplazamientos. Esto implica que los gestores de viajes pueden ajustar sus comunicados en función de cada viajero animando a dichos viajeros a cumplir con las normas fijadas en la política. El resultado final es un mayor ahorro y una reducción del total del gasto en viajes».
Los proveedores
Los proveedores también son muy importantes a la hora de reducir costes. Las empresas de alquiler de coches están cobrando sobrecargos a los viajeros corporativos cuando no deberían; el seguro y los cargos por repostaje son áreas clave. La nueva solución de auditoría de CWT examina el total del gasto en coches de alquiler e identifica los importes que pueden ser reclamados.
Renard ha indicado que «sabemos exactamente cómo identificar cuándo los cargos deben ser reembolsados y cómo conseguirlo. La belleza de nuestra oferta de revisión del contrato de alquiler de coches es que no implica ningún cargo por adelantado para nuestros clientes. En su lugar, compartimos los costes recuperados con los clientes quedándose estos con el grueso del reembolso».
Normalmente se proporciona muy poca o ninguna información a los viajeros acerca del transporte terrestre local -transporte público, taxis, alquiler de coches, etc.- algo desconcertante teniendo en cuenta que estas alternativas suponen una parte significativa del gasto no gestionado además de ser una causa potencial de confusión para los viajeros. La nueva solución de CWT proporciona a los gestores de viajes los medios para guiar a sus viajeros hacia las alternativas de transporte más adecuadas. Esto es particularmente importante debido a la velocidad de los cambios que se están produciendo como por ejemplo la irrupción de Uber y Lyft en el mercado tradicional. Esto reduce costes y puede mejorar la experiencia de los viajeros.
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